Как организовать удобное рабочее место в офисе для каждого сотрудника

О том, как организовать рабочие места в офисе, важно задуматься на этапе проектирования дизайн-проекта пространства для вашей команды. Иначе ждите снижения продуктивности, жалобы на некомфортные условия работы и переплаты за площадь, которой никто не будет пользоваться. 

В этой статье мы собрали рекомендации, которые помогут грамотно распорядиться квадратными метрами вашего офиса. 

• ​​Почему важно продумать каждое рабочее место
• 4 частых ошибки при организации рабочего пространства
• Как грамотно организовать рабочие места в офисе: разбираемся на примере бухгалтера, IT-специалиста и менеджера по продажам
• Как организовать рабочие места в офисе: подведем итоги

 

Почему важно продумать каждое рабочее место

Грамотно организованные рабочие зоны не только привлекают в компанию талантливых специалистов, но и повышают эффективность сотрудников.  

Опрос, проведенный компаниями HeadHunter и «Здоровый офис», показал, что более 90% участников отмечают прямую связь между удобством рабочего места и эффективностью своей работы. 47% респондентов сообщили, что в комфортных условиях они лучше себя чувствуют и могут качественнее выполнять задачи. 

44% опрошенных сообщили, что удобное рабочее место повышает настроение. Столько же респондентов уверены, что удобство влияет на их концентрацию и способность решать задачи.

Источник

 

Чтобы рабочее место было комфортным для сотрудника, важно учесть специфику его работы. Так, бухгалтер и юрист работают с документами, для них важна концентрация, поэтому в open space им, скорее всего, будет неудобно. А специалисты по продажам в компаниях определенного профиля много времени проводят «в поле» — в таком случае им не обязательно выделять отдельные рабочие места.

То, как организовать рабочие места в офисе, зависит от множества факторов: часто ли сотрудникам отделов нужно общаться друг с другом, насколько шумная работа у представителей разных профессий, приходят ли клиенты и т. п. Например, лаунж-зону и переговорные комнаты лучше разместить недалеко от ресепшн, чтобы посетителям не приходилось идти через весь офис и мешать сотрудникам. А членов одной команды есть смысл посадить рядом — так им не придется тратить время на перемещения между комнатами или по этажам. 

Работая над проектом офиса компании Kemira, мы учли, что туда периодически будут приходить клиенты. Чтобы не вести их через open space, рядом с ресепшн расположили две переговорные — малую и большую. Это оказалось удобным решением.

Справа от ресепшн находится большая переговорная. Она расположена недалеко от входа, что позволяет не вести гостей через рабочую зону и не отвлекать сотрудников. 

 

Не знаете, как организовать рабочие места в офисе, чтобы каждому сотруднику было комфортно? Мы поможем! Разработаем и реализуем дизайн-проект офиса с учетом ваших пожеланий и особенностей бизнеса!

Обсудить идеи

 

4 частых ошибки при организации рабочего пространства

Важно позаботиться о том, чтобы офис был правильно организован. От этого зависит, что на протяжении дня будут делать ваши сотрудники: эффективно выполнять задачи или искать уединенное место, чтобы сконцентрироваться. 

Мы выделили четыре ошибки, которые чаще всего допускают при проектировании офисов.

 

Ошибка 1: не позаботились о звукоизоляции в open space

Выбрав офис открытого типа, многие забывают о важности грамотного зонирования и подбора материалов. Закупают мебель, технику, и на этом всё. А потом сталкиваются с жалобами сотрудников на шум, из-за которого продуктивность падает. 

Проблема не в формате офиса, а в зонировании и отделке. Важно еще на этапе создания дизайн-проекта всё продумать: использовать специальные отделочные материалы, выбрать правильную мебель, перегородки, настенные и потолочные акустические панели. 

В проекте офиса IT-компании Emergn мы предусмотрели в open space акустические перегородки, подвесные панели и напольное покрытие, чтобы снизить уровень фонового шума. Также в рабочей зоне разместили кабины для переговоров, чтобы те, кому нужно пообщаться с клиентами, не отвлекали коллег от работы.

 

Ошибка 2: не учли потребности членов команды

Прежде чем решать, как организовать рабочие места в офисе, важно проанализировать типичный день сотрудников и собрать их пожелания. 

Может оказаться, что кому-то для работы нужны два монитора, а значит, и стол большего размера. Каждый такой нюанс влияет на планировку офиса в целом.

Ошибка 3: неправильно зонировали пространство

Организуя пространство, важно грамотно спланировать не только рабочие, но и остальные зоны: коридоры, кухни, переговорные, а также правильно их расположить друг относительно друга. В противном случае сотрудники будут тратить время на перемещения из одного конца офиса в другой или между этажами, отвлекаться на пьющих рядом кофе коллег или пришедших на переговоры клиентов. 

Играет роль и площадь офиса. Если она небольшая, нет смысла делать много кабинетов — в них будет тесно. Лучше предпочесть открытую рабочую зону и предусмотреть акустические перегородки или кабины. 

В офисе компании «Sever Minerals» мы использовали кабинку вместо кабинета, чтобы не урезать полезную площадь. Кабинет занял бы около 14 м², на кабинку понадобилось вдвое меньше.   

Такое зонирование удобно, если для работы нужно где-то уединиться, а места для полноценного кабинета нет.

 

Ошибка 4: забыли о зонах отдыха

Часто про лаунж-зоны либо забывают, либо оформляют их по остаточному принципу — когда основную площадь распределили. Но это неправильно, сотрудникам нужно где-то отдыхать в течение дня, чтобы эффективно работать над задачами. 

От планировки и расположения зоны отдыха зависит, будет ли она востребована. Так, делать ее рядом с кабинетом руководителя или неподалеку от рабочей зоны — не лучший вариант. В первом случае сотрудники могут игнорировать помещение из боязни, что шеф «застукает не на месте», во втором — причинять дискомфорт коллегам.

Если другого места нет, компенсировать недостатки помогут перегородки, лучше — акустические. Используя их, можно не только сделать зону отдыха более приватной, но и защитить от шума сотрудников, которые работают рядом.

Когда офисное пространство организовано грамотно, выигрывают все:

1. Сотрудники получают комфортные рабочие места, где смогут выполнять задачи, не отвлекаясь. 
2. Вы не переплачиваете за пустые квадратные метры.

 

Как грамотно организовать рабочие места в офисе: разбираемся на примере бухгалтера, IT-специалиста и менеджера по продажам

Чтобы каждому сотруднику было комфортно, важно учесть специфику его работы.

Понять, как организовать рабочие места в офисе, поможет анализ типичного дня сотрудников разных отделов. Разделите его на несколько этапов: приход в офис, взаимодействие с коллегами, встречи и переговоры, перерывы и т. д. 

Давайте разберемся, как организовать рабочие места сотрудников, которые есть в большинстве компаний, — бухгалтера, IT-специалиста и менеджера по продажам.

 

Как организовать рабочее место бухгалтера

Работа бухгалтера — это ежедневное решение вопросов, связанных с финансами компании.

Организация рабочего места бухгалтера сводится к обеспечению конфиденциальности и возможности безопасного хранения документов, поэтому важно выделить:

• Отдельный кабинет. Только так бухгалтер сможет решать конфиденциальные вопросы и хранить важные документы, не переживая, что что-то пропадет. Если в бухгалтерию приходят сотрудники или клиенты, площадь рабочего места должна быть не менее 10 м² на человека с учетом возможных расширений. 
• Место для хранения документов. У бухгалтера обычно много бумаг, которые нужно хранить годами, желательно под замком. Удобнее всего поставить мобильную тумбу или pull-out — выдвижной шкаф, за счет которого можно увеличить рабочую поверхность. Также пригодятся закрытые и открытые стеллажи.
• Офисную технику. В кабинете должны быть принтер, шредер (уничтожитель бумаги), сканер. Сотрудникам в open space выделите свою принт-зону, чтобы они не отвлекали бухгалтера от работы. 
• Большой стол. Рабочей поверхности должно быть достаточно для того, чтобы хранить на ней «открытые» документы, поставить монитор, расположить клавиатуру и другие необходимые предметы. Оптимальный размер столешницы — 1600×800 мм или 1800×800 мм. 
• Эргономичное кресло. Желательно подобрать модель с подголовником и возможностью индивидуальной настройки под параметры тела. Это важно, ведь бухгалтер проводит до 90% рабочего времени, сидя за столом. 

 

Как может выглядеть рабочее место IT-специалиста

Для IТ-специалиста важно не только удобное, но и технологичное рабочее пространство. Площадь рабочего места должна быть не менее 6 м².

Как обустроить рабочее место IТ-специалиста: 

• Расположите в open space, но отделите от других сотрудников.
  IТ-специалисты работают в тишине и обычно в наушниках, чтобы не отвлекаться на посторонний шум. Это творческие люди, которые любят находиться в открытом пространстве среди коллег. Отделите рабочее место IT-специалиста акустической перегородкой. 
  Так он останется в центре событий и сможет работать в тишине.
• Поставьте большой рабочий стол. Часто IТ-специалисты пользуются двумя-тремя мониторами, в этом случае оптимальный размер столешницы — 1800×800 мм. Оптимальным выбором будет стол с возможностью регулировки по высоте для работы сидя и стоя, со встроенными силовыми модулями для подключения техники, специальным лючком и кабель-каналом для организации проводов.
• Купите эргономичное кресло. IТ-специалисты проводят на своем рабочем месте за компьютером весь день. Чтобы сотрудники меньше уставали и не жаловались на боли в спине и шее, на кресле лучше не экономить. Подберите модель с подголовником и возможностью индивидуальной настройки под параметры тела. 

 

В офисе компании Kemira мы оборудовали рабочие места IT-специалистов подъемными столами и эргономичными креслами.

 

Что учесть, организуя рабочее место менеджера по продажам

Часто фиксированные рабочие места менеджерам по продажам не нужны, т. к. эти сотрудники проводят большую часть дня на выезде, встречаясь с клиентами, поставщиками, проверяя торговые точки. В этом случае подойдут незакрепленные столы, которые может занять любой. При этом удобство так же важно, как и для других сотрудников. Например, комфортная площадь столешницы — примерно 1200х800 мм.

В офисе Kassir.ru мы предусмотрели встроенные сиденья со столиками, где удобно разместиться с ноутбуком. 

Задействовали и широкие оконные проемы, которые также могут использоваться в качестве рабочих мест. 

 

Если постоянные рабочие места у менеджеров по продажам отсутствуют, важно выделить им индивидуальные шкафчики (локеры) для хранения личных вещей.

Такие шкафчики мы разместили в коворкинге, который создавали для ГК «Бестъ».

Шкафчики открываются индивидуальными электронными ключами.

 

Как организовать рабочие места в офисе: подведём итоги

Решая, как организовать рабочее место в офисе, важно учитывать специфику работы каждого сотрудника и компании в целом. Только так получится грамотно спланировать пространство, чтобы в нём всем было комфортно и не оставалось неиспользуемых квадратных метров.   

Чтобы офис получился удобным, до начала работы над проектом:

• проанализируйте типичный рабочий день сотрудников из разных отделов, чтобы понять, что учесть при организации рабочего места бухгалтера, каким должно быть рабочее место IT-специалиста или рабочее место менеджера по продажам;
• посмотрите, какие отделы в офисе тесно связаны друг с другом;
• продумайте не только рабочие места, но и другие важные зоны — лаунж, ресепшн, переговорные, кухню.

Такой подход позволит создать удобный офис, который полюбят ваши сотрудники, партнеры и клиенты.

Организация рабочего места в офисе, правильное рабочее пространство — Shukhova14

Как организовать рабочее место в офисе

Организация рабочего места

Рабочее место – это место, где человек проводит минимум по 8 часов 5 дней в неделю. От того, насколько правильно проведена организация рабочего места в офисе, зависит работоспособность и скорость выполнения поставленной задачи.

Правила

К правилам организации рабочего места относятся такие:

• Сотруднику должно быть удобно вставать из-за стола.
• Все, что может понадобиться в работе, должно быть в пределах доступности вытянутой руки.
• На рабочем столе должно быть достаточно места, для осуществления рабочих обязанностей.
• Клавиатура и монитор должны иметь такое положение, чтобы при работе за ПК не возникало переутомления. Возле компьютера должно быть свободное место для складирования бумаг и работы с ними.
• В книжных шкафах и на полках, должны складироваться только необходимые вещи.
• Если есть необходимость хранения ценных бумаг или атрибутов (например, печати), то для этого должно быть соответствующее оборудование.
• Мебель должна располагаться таким образом, чтобы было удобно исполнять все свои функциональные обязанности: принимать клиентов, коммуницировать с коллегами, работать за ПК и письменным столом.

Требованиями к организации рабочего места являются его достаточная освещенность, достаточное рабочее пространство (площадь) и безопасность. Последний пункт подразумевает, что поблизости не должно находиться потенциально опасных объектов.

Мебель

Организация рабочего места невозможна без подходящей мебели. Стол должен быть такого размера, чтобы на нем умещались все документы, ПК, клавиатура, мышь и при этом оставалось свободное пространство. Он должен стоять так, чтобы быть единым целым с обстановкой офиса.

При организации рабочего места работнику следует учитывать такие критерии:

1. Если ПК стоит по центру, справа должны размещаться предметы и документы, которые используются чаще всего. Это телефон, ручка, блокнот, возможно справочная литература.
2. Справа в самом верху стола можно разместить документы.
3. Можно поставить у монитора вещи, которые напоминают о доме. Но не больше 3 предметов.
4. Слева вверху может размеситься комнатное растение, часы.
5. Слева внизу источники информации – деловой журнал или ежедневник.

Стулья. Почти все офисные стулья имеют колесики, на них очень удобно перемещаться по пространству офиса. Его сиденье должно регулироваться и быть достаточно глубоким.

Наличие спинки обеспечит разгрузку шеи и спины. Важно при выборе не подчеркивать статусность, а обеспечить функциональное удобство.

Место расположения офиса

Желание правильно организовывать рабочее место будет у сотрудника и у руководителя, если офис соответствующий – удобно расположен, уютный, в нем создан подходящий микроклимат. Температура, влажность и вид из окна оказывают влияние на работоспособность. Все эти факторы собраны в одном месте в Бизнес центре Шухова 14 – наш многофункциональный офисный комплекс просто создан для идеальных офисных рабочих мест.

Аренда офиса у метро       Как выбрать офис       Категории Бизнес центров

Почему важна организация рабочего места | Малый бизнес

Автор: Девра Гартенштейн Обновлено 28 января 2019 г.

Если вы когда-нибудь тратили двадцать минут на поиски листа бумаги, на подачу которого у вас ушло бы двенадцать секунд, вы уже имеете некоторое представление о ценности организованного рабочего места. Физические системы, которые уменьшают беспорядок и помогают вам найти то, что вам нужно, имеют большое значение для создания порядка и снижения стресса.

Совет

Организация рабочего места может помочь уменьшить разочарование от необходимости искать предметы, которые должны быть легко доступны. Если вы потратите время на организацию своего пространства в соответствии с деятельностью компании, это не только улучшит рабочий процесс за счет сокращения шагов, но и заставит вас продумать различные аспекты вашей работы и понять, как подходить к ним эффективно и систематически.

Совместная работа, совместное пространство

У вас может быть безупречная память, которая поможет вам найти каждый клочок бумаги в каждой стопке, но одному из ваших коллег может понадобиться найти те же самые бумаги, не имея возможности взять их в руки. Если вы не работаете в офисе с одним человеком, вы, скорее всего, будете искать вещи, которые убрали ваши коллеги, и они точно так же будут искать вещи, которые вы перенесли. Организация рабочего места может помочь уменьшить разочарование от необходимости искать предметы, которые должны быть легко доступны. Назначьте определенные места для разных типов бумаги и инструментов.

Вместе с коллегами создайте культуру рабочего места, в которой предметы сразу же размещаются на своих местах, а не откладываются в сторону, чтобы организовать их позже. Маркируйте свои корзины, лотки и папки с файлами и обучайте новых сотрудников работать с вашей системой, чтобы они с самого начала были на борту ваших организационных систем. Удалите вещи, которыми вы не пользуетесь регулярно, чтобы они не занимали место и не мешали найти то, что вам действительно нужно.

Эффективность и время

Помимо минут и часов, которые вы сэкономите, избавившись от необходимости искать предметы первой необходимости, организованное рабочее место может повысить эффективность за счет согласования вашего пространства с рабочими процессами. Организованное производственное предприятие хранит материалы как можно ближе к тому месту, где они фактически используются. Организованная бухгалтерия хранит последние файлы от текущих клиентов там, где они наиболее доступны, а старые файлы от неактивных клиентов хранятся в местах хранения, где их все еще можно найти, но не так удобно. Если вы потратите время на организацию своего пространства в соответствии с деятельностью компании, это не только улучшит рабочий процесс за счет сокращения шагов, но и заставит вас продумать различные аспекты вашей работы и понять, как подходить к ним эффективно и систематически.

Организация рабочего места как состояние души

Поддержание порядка на рабочем месте — это не просто поиск постоянных мест для предметов первой необходимости и указание сотрудникам заменить их там. Организация рабочего места — это состояние ума, которое требует постоянной работы и размышлений. Создайте культуру содержания своего пространства в чистоте и порядке, гордясь эффективными физическими системами, а также хваля и вознаграждая работников, которые принимают эти системы близко к сердцу. Создавайте информационные системы с той же заботой и вниманием, что и при организации физического пространства.

Ссылки

• Timecamp: Как организовать свое рабочее место, чтобы стать более продуктивным
• Надежный завод: не просто организуйте свое рабочее место; Организуйте свое мышление

Писатель Биография

Девра Гартенштейн основала свой первый продовольственный бизнес в 1987 году. В 2013 году она преобразовала свое последнее предприятие, концессию на фермерском рынке и компанию общественного питания, в кооператив, принадлежащий рабочим. Она занимается индивидуальным наставничеством и консультированием, ориентированным на предпринимательство и практические навыки ведения бизнеса.

19 идей организации офиса в 2023 году для максимальной производительности

Что, если я скажу вам, что вы можете сделать что-то сегодня, что повысит вашу эффективность, снизит ежедневный стресс и, возможно, даже подготовит вас к небольшому приятному продвижению по службе? ?

Хотите стать лучшим профессионалом всего за 5 минут?

Да!

Наши любимые идеи организации офиса для повышения производительности:

• Автоматизация повторяющихся задач
• Создание почтовой станции своими руками из старых книг
• Наведите порядок в шкафу с помощью полок из поддонов, сделанных своими руками
• Магазинные чеки в банке Мейсона
• Сделайте наклейку «Детокс»

Я знаю, вы, наверное, думаете: «Это просто безумие, Джефф.

Убирайся отсюда с этим пакетом горячей чепухи. Кто вообще дал тебе ключи от блога SnackNation??»

Правильный вопрос. Но оказывается, есть что-то, что отвечает всем этим требованиям и находится полностью под вашим контролем.

Это организация вашей рабочей среды. И мы собираем лучшие идеи организации рабочего офиса!

Выслушай меня.

Организованная рабочая среда имеет гораздо больше, чем просто визуальная привлекательность. Начнем с того, что организация офиса своими руками снижает уровень стресса.

Появление беспорядка сигнализирует вашему мозгу, что есть дополнительная работа. Когда ваш мозг чувствует себя перегруженным всей этой (фактической и предполагаемой) работой, он запускает реакцию на стресс. Организация рабочего места снижает частоту этой реакции на стресс и дает вам ощущение контроля.

Кроме того, организованность поможет вам стать более эффективным. Поиск файлов на неорганизованной рабочей станции просто тратит время и делает вашу работу менее эффективной.

Если ваша цель — продвинуться по служебной лестнице, есть данные, свидетельствующие о том, что беспорядок снижает ваши шансы на следующее повышение как за счет повышения вашей эффективности, так и за счет создания положительного впечатления о ваших рабочих привычках у начальства.

Есть культурный аргумент и в пользу организации офиса. То, как вы организуете свой офис, влияет на то, как ваша команда ведет себя в этом пространстве, поэтому стратегическая организация вашего офиса поможет вам создать корпоративную культуру, необходимую вашей команде для достижения своих целей. Я надеюсь, вы начинаете понимать силу простых идей органайзера для офиса.

Если мысль о переделке вашего грязного стола или перемещении офисной мебели вызывает у вас учащенное сердцебиение, не беспокойтесь, мой грязный друг.

Мы собрали лучшие идеи организации офиса – это приемы, советы и лайфхаки, которые мы используем либо здесь, в SnackNation, либо в других компаниях, которые нам очень нравятся.

И поскольку оба типа важны, мы включили лайфхаки для личной организации и более общие советы по организации офиса.

Когда вы закончите читать наш список, вы можете получите дополнительные организационные идеи от The Assist — бесплатного еженедельного электронного письма для профессионалов, наполненного действенной рабочей культурой, продуктивностью и лидерством.

Ассист был очень полезен для меня, поскольку я получал новые идеи, инструменты, советы по организации и лучшие способы работы. Вдобавок ко всему, я до сих пор получаю от этого удовольствие 🙂 Я храню его в отдельной папке, чтобы читать, когда что-то становится слишком сложным. Приятно знать, что есть люди, которые понимают меня и чувствуют то же самое. — Дениз К., офис-менеджер Daltix

Автоматизация повторяющихся задач

Я предполагаю, что существует масса задач, которые вы выполняете на регулярной основе и которые отнимают у вас непропорционально много времени.

Если вы офис-менеджер, вы можете отвечать за пополнение запасов канцелярских товаров, планирование встреч или проверку посетителей. Автоматизация этих задач, по сути, снимает их с вашей тарелки.

Черт возьми, это основная причина, по которой мы разработали модель членства в SnackNation таким образом, чтобы сэкономить вам время и нервы, связанные с поиском и заказом вкусных закусок каждый месяц.

Бонус: Использование программного обеспечения, такого как monday.com, позволяет легко настраивать автоматизированные задачи и другие повторяющиеся функции. Этот инструмент для управления задачами — это ключ к повышению производительности и лучшее введение в автоматизацию, которое вы можете получить. У них также есть отличная 14-дневная бесплатная пробная версия, которую вы можете проверить, чтобы начать.

 

Внедрение процесса цифрового входа

Попросить посетителей войти в систему с помощью бумажной книги посетителей — это задача, которую большинство посетителей не воспринимают всерьез, особенно когда речь идет об использовании общей ручки (eww). Не говоря уже о ручном процессе обнаружения и уведомления персонала о прибытии посетителя.

Система бесконтактной регистрации помогает создать наилучшее первое впечатление, какое только можно вообразить; он автоматизирует весь процесс, позволяя посетителям входить в систему с помощью iPad или собственного смартфона и мгновенно уведомляя персонал о прибытии посетителя.

Профессиональный администратор может сосредоточиться на человеческом общении; Зрительный контакт и теплая улыбка дополняют ультрасовременную бесконтактную систему входа, чтобы создать наилучшее первое впечатление, какое только можно себе представить в офисе.

Такие компании, как SwipedOn, помогают уменьшить нагрузку на сотрудников стойки регистрации, когда прибывает очередь посетителей, предоставляя им возможность приветствовать их устно, продолжая при этом выполнять высокоприоритетные задачи и позволяя технологиям позаботиться о процессе входа. У SwipedOn даже есть 14-дневный бесплатный пробный план, чтобы опробовать простоту бесконтактного входа в систему. Со всеми мониторами, компьютерными башнями, мышами, ноутбуками, телефонами и зарядными устройствами, которые украшают типичный офисный стол, количество проводов перед нами может быстро выйти из-под контроля.

Поскольку уменьшение визуального беспорядка помогает уменьшить стресс, очень важно спрятать все эти беспорядочные провода. Если на вашем столе нет прорези, чтобы спрятать их, попробуйте использовать зажимы для переплета, чтобы сгруппировать их вместе и убрать из поля зрения.

(Via Lifehack)

Кстати, вы также избавите себя от необходимости всегда ловить тот единственный кабель, который, кажется, всегда падает за ваш стол в страну, из которой нет возврата.

В магазине SnackNation мы используем накладной кабельный консилер Simple Cord Cable Concealer On-Wall.

Поскольку ваш рабочий стол станет местом, которое вам нужно для максимальной производительности, может оказаться спасительным внедрение полезных инструментов, способных поддерживать порядок на каждом столе в офисе, соответствовать бренду и выглядеть безупречно, как ну и упорядоченно.

Нам в SnackNation нравятся организационные инструменты на Swag.com, которые позволяют легко спрятать провода и уменьшить беспорядок с помощью фирменных настольных подносов и настольных органайзеров .

Как только ваш стол будет доведен до совершенства, а беспорядочные провода надежно убраны, вам не терпится приступить к работе и насладиться днем!

 

Этикетка для всего

Если вы хотите оставаться организованным, этикетировщик должен быть вашим лучшим другом.

Такие простые вещи, как маркировка шкафов, не только сэкономят ваше время и нервы, но и сократят количество отвлекающих факторов в течение дня.

Люди перестанут спрашивать вас, где бумага для принтера, пять миллионов раз в день, если вы наклеите этикетку «БУМАГА ДЛЯ ПРИНТЕРА» на правый шкаф или ящик. (Хорошо, несколько сотрудников, вероятно, все еще будут.)

Не останавливайтесь на рабочем месте, погрузитесь в свои компьютерные файлы, чтобы вывести свою продуктивность на новый уровень. Сортируйте файлы по проектам и архивируйте «окончательные» и «черновые» версии результатов.

Для дополнительного приключения, получите папку happy с вашим почтовым ящиком. Возьмите под свой контроль один из этих 9 способов сортировки электронной почты.

Мы используем дополнения Fellowes к разделам, зажимы, оптовую упаковку из 20 штук в SnackNation!

 

Самодельные этикетки для шнуров

Вы когда-нибудь работали над важным проектом, когда ваш монитор внезапно гаснет?

Сначала вы паникуете, вы думаете, что, возможно, вы сломали свой компьютер и потеряли работу навсегда. Затем вы помните, как Джим по проходу позвонил в отдел ИТ, потому что его компьютер был «сломан», и, как оказалось, он просто был отключен от сети.

С проблеском надежды на эту незакрепленную вилку, вы ползете под своим столом, чтобы обнаружить то, что лучше всего можно было бы описать кабельными джунглями.

Избегайте этого неудачного времени, сделав своими руками этикетки для важных шнуров в вашей жизни.

Один простой лайфхак: используйте цветную ленту, чтобы отличить свой монитор от обогревателя соседа.

(через простой интервал)

Другой вариант: купите собственный красочный удлинитель. С вашей собственной недвижимостью не будет путаницы, если зарядное устройство для вашего компьютера таинственным образом пропадет, потому что кто-то принял его за свое.

Мы используем систему идентификации шнуров и кабелей Dotz Cord ID Pro в SnackNation!

 

Безбумажный

Вот простой способ избавиться от всех случайных клочков бумаги, грязных блокнотов или случайных заметок, которые захламляют так много наших рабочих столов — станьте безбумажными!

Такие приложения, как Evernote, Google Keep, Bear и множество других, упрощают создание заметок в облаке.

Лично я перешел на Evernote около двух лет назад и не могу поверить, что так долго пользовался ручкой и бумагой. Evernote позволяет мне делать заметки быстрее, синхронизировать мои заметки на разных устройствах, получать к ним доступ из дома и (самое лучшее, IMO) искать в моих заметках точную информацию, которая мне нужна.

Такие инструменты, как Dropbox и Box, незаменимы, когда речь идет об уменьшении бумажного беспорядка и аварийных ситуаций в картотеке. Сохранение файлов и обмен ими в облаке поможет вашему офису сократить количество бумажных отходов и, к счастью для вас, частых замятий в принтере.

 

Используйте блокнот в стиле «ежедневного ведения»

Если вам некомфортно работать без бумаги, попробуйте перейти от скучного старого списка дел к блокноту в стиле «ежедневного ведения».

Сверхпростой и интуитивно понятный блокнот с ежедневными делами поможет вам визуализировать весь день одним махом, а также разделить поручения, задачи, встречи и заметки.

Мы рекомендуем блокнот InkWell Press.

Если вы любите делать что-то своими руками, вы можете сделать свой собственный блокнот, используя всего 4 расходных материала. Здесь вы найдете бесплатные обложки для печати.

В качестве забавного и креативного подарка для офиса вы даже можете создать специальные страницы для своих коллег. Не забудьте указать то, что им всегда удается забыть, например, пароль от WiFi.

 

Используйте пространство на стене с пользой

Если вы сидите рядом со стеной или высокой кабиной, не позволяйте этому пространству пропадать зря. Используйте его, чтобы освободить драгоценное пространство на вашем столе, храня почту, канцелярские принадлежности или электронику на стене.

Это решение с перфорированной панелью выглядит стильно и позволяет держать канцелярские принадлежности под рукой.

(через Лайфхак)

Полки в виде сот — это модно и функционально, и их довольно легко сделать своими руками. Вот мастер-класс от Boxy Colonial или эти полки ручной работы Honeycomb от Farmhouse.

Нам также понравилось это подвесное решение для хранения, в котором используются переработанные контейнеры для дезинфицированных салфеток. Вот набор инструкций. (Через Make It Love It.)

Если у вас нет места для создания собственной подвесной доски для канцелярских товаров, соберитесь вместе со своей командой и соберите общую коллекцию. Создание доски не только поможет вам лучше узнать друг друга, но и поможет связать ваши любимые канцелярские принадлежности.

 

Создайте почтовую станцию ​​своими руками из старых книг

Эта замечательная идея пришла из «За забором». Несколько старых книг в твердом переплете, немного краски и декоративная ткань — все, что нужно для создания почтового решения, которое выглядит потрясающе и не дает вам сойти с ума.

(через частокол)

Без почты, загромождающей ваш стол, вы поднимете свою производительность на новый уровень. Вдохновите членов вашей команды взять на себя ответственность за свою почту с помощью ваших новых папок и произведите впечатление на своего босса с помощью этого простого организационного трюка. И это одна из тех забавных идей органайзера для стола, которые вы можете сделать прямо сейчас.

 

Наведите порядок в шкафу с помощью полок из поддонов, сделанных своими руками

Лучший способ освободить место в шкафу — сделать его вертикальным. Стеллажи позволяют эффективно хранить закуски, канцелярские принадлежности или неиспользуемые технологии. Но не платите больше доллара. Вы можете сделать свои собственные деревенские, но функциональные стеллажи, используя использованные упаковочные поддоны.

(Via Ana White.)

Или модные полки из старых труб и дерева для индустриального вида. Вот урок от Chershed Bliss.

 

Используйте старую коробку в качестве подставки для монитора

Если ваш офис похож на наш, вы получаете постоянный поток посылок. Оставшиеся коробки могут занимать много места, и от них трудно избавиться.

В следующий раз, когда вы найдете красиво выглядящую коробку, которая не слишком потрепана, вы можете использовать ее как быструю и удобную подставку для монитора. Он не только снимет напряжение с вашей шеи, но и послужит прохладной полкой для ваших любимых письменных принадлежностей.

 

Если вы хотите перейти на следующий уровень, вы можете обернуть коробку декоративной упаковочной бумагой или обклеить ее вашими любимыми наклейками.

 

Использование собственного хранилища по требованию

Иногда у вас есть куча вещей, которые вы не используете, а просто занимаете место, но вытаскиваете все эти старые столы и этот офисный гамак (в то время это казалось классной идеей). ) просто неосуществимо. К тому же вам некуда их положить!

Убер-удобные решения для самостоятельного хранения по запросу, такие как Clutter, позаботятся обо всем этом за вас. Они забирают ваши вещи, хранят их для вас за пределами офиса, а затем приносят обратно, когда вам это нужно.

 

Создание специальной рабочей зоны

Один из лучших способов организовать свой офис — создать специальную рабочую зону. Это поможет вам сосредоточиться на работе и не отвлекаться.

 

Организуйте свой почтовый ящик

Удивительно, сколько времени мы тратим на электронную почту. Даже если ваш физический рабочий стол в полном порядке, беспорядок в почтовом ящике может вызвать у вас такое же чувство перегруженности.

Сложные системы маркировки на самом деле не лучший вариант — обычно они просто создают для вас дополнительную работу. Если вы используете Gmail, переключите свой почтовый ящик в режим приоритета, отмените подписку вместо удаления писем с информационными бюллетенями, которые больше не представляют никакой ценности, и создайте фильтры для определенных типов электронных писем (например, с множеством получателей).

Сотрудник Mailchimp также поделился фантастической системой обработки электронной почты, которая ограничивает время, проведенное в вашем почтовом ящике. Вместо того, чтобы тратить кучу времени на маркировку всего, этот человек помечает все электронные письма, требующие действий, как непрочитанные — все остальное отправляется в архив.

Ознакомьтесь с полной системой здесь.

И, конечно же, вы также можете уменьшить трафик электронной почты, используя Slack для внутренней связи.

Используйте систему тикетов для управления входящими запросами

Это отличный совет для офис-менеджеров, ИТ-специалистов, административных помощников и всех, чья работа требует обработки большого количества входящих запросов.

ZenDesk — отличное решение для тикетов в ИТ-службе поддержки, которое не только помогает отслеживать все входящие запросы, но и помогает реагировать на них таким образом, чтобы не прерывать рабочий процесс и не нарушать ваш ежедневный график.

Если платная система, такая как ZenDesk, не подходит, вот самодельное решение от офис-менеджера Меган.

«У меня есть [электронная таблица Excel], которую я храню в сети, которую я обновляю.

Всякий раз, когда кто-то присылает мне электронное письмо с просьбой что-то сделать, я помещаю это в этот список. У меня это настроено как задачи, которые у меня есть.

Вверху у меня есть задачи, которые приостановлены. У меня есть повторяющиеся задачи, каков их статус, что это за задача, каков их статус, когда сроки выполнения, кто несет ответственность, кому ее нужно отправить, а затем у меня есть задачи, которые находятся в процессе . Все датировано.

Каждую неделю я делаю новый лист, чтобы вернуться к старым.

Нужно просто быть усердным и обновлять его. Что я также делаю, так это распечатываю запрос по электронной почте вместе с электронным письмом и храню эту стопку бумаги с тем, что нужно сделать. Затем я сравню это со своим списком, чтобы убедиться, что это там и что все готово».

Загрузите шаблон Меган здесь (спасибо, Меган!).

 

Разделители ящиков из коробок для хлопьев

Создайте идеальное место для ножниц и скотча, укоротив коробки из-под хлопьев и обернув их войлоком или контактной бумагой. Этот простой в изготовлении проект отлично выглядит и избавит вас от беспорядка на рабочем столе.

 

Разберитесь с беспорядком на столе с помощью корзины под полкой

Чувствуете, что вам постоянно не хватает места на столе? Освободите часть этих ценных квадратных метров с помощью простой и недорогой корзины под полкой.

Уберите все необходимое на столе, разогрейте печатающие пальцы и вытяните локти. С помощью этого быстрого решения вы можете приступить к работе, не беспокоясь о том, что вам может неловко стукнуть что-нибудь об пол.

Нет ничего проще!

 

Создание офисной библиотеки

Если вы похожи на нас, у вас может быть куча случайных справочников, лежащих в случайных конференц-залах, на которые никто не смотрит, в основном потому, что они не знают, что они там!

Организуйте их в расположенной в центре офисной библиотеке, чтобы побудить людей взломать их.

Все, что нужно, это несколько полок, ваш верный производитель этикеток (он же лучший друг), и вы в деле. Организуйте по теме, затем в алфавитном порядке по автору.

 

Поставьте свои столы на колеса

Вот классный трюк из мира стартапов. Установите ролики в нижней части ваших столов, чтобы упростить реорганизацию вашего офиса за считанные минуты.

В чем преимущество? Возможность реконфигурации дает вашей команде (или компании) определенную степень гибкости, которая способствует сотрудничеству и вдохновляет на творчество.

 

Хранить квитанции в банке Мейсона

Сколько раз вам приходилось что-то возвращать, оплачивать расходы или регистрировать гарантию — если бы вы только могли найти квитанцию!

Бумажные квитанции по-прежнему являются реальностью для многих предприятий. Держите их в целости и сохранности, но поместите их в стеклянную банку.

Если это слишком аналогово, перейдите на цифру. Используйте приложения для отслеживания расходов, такие как Concur, и больше никогда не беспокойтесь о потере квитанции. Или вы можете начать сокращать квитанции, используя виртуальную кредитную карту для документирования онлайн-расходов.

 

Используйте этот магнит, чтобы избежать попадания посуды в раковину

Как неприятно, когда в офисной раковине скапливается посуда… несмотря на наличие офисной посудомоечной машины! Неприглядная посуда в раковине создает у посетителей впечатление, что ваш бизнес НЕ СЕРЬЕЗЕН.

К счастью, есть простое решение. Чаще всего скопление посуды происходит из-за того, что люди не понимают, что посудомоечная машина либо грязная и ее еще не запускали, либо чистая и ее нужно опорожнить. Этот магнитный знак от Dish Nanny сообщает вашему офису, что нужно предпринять.

Кстати, КУДА ДЕЛАЮТСЯ ВСЕ ВИЛКИ??? Серьезно, люди забирают их домой? Их случайно не выбрасывают? Существует ли черный рынок столового серебра, о котором я не знаю? Есть столовые гномы, которые воруют вилки из ничего не подозревающих офисов?

ГДЕ. ЯВЛЯЮТСЯ. . ВИЛКИ. ЛЮДИ.

 

Расхламление

Организация вещей требует времени. Начинайте любую инициативу по организации с того, что сначала разберитесь со всем, что вы планируете организовать. Это позволит вам не тратить время на организацию вещей, которые вы не собираетесь использовать. Это также гарантирует, что ваша окончательная схема организации будет максимально полезной, поскольку вы будете организовывать только то, что вам действительно нужно.

Вы можете подумать: «Конечно, мне нужно все, что я планирую организовать!» Даже если это правда, все равно не помешает все осмотреть на всякий случай. У всех нас есть импульс сохранить вещи, иногда все. В конце концов, мы никогда не знаем, когда сможем использовать их снова. Потратьте секунду, чтобы убедиться, что вы довольны дизайном своего офиса, а затем предпримите необходимые шаги для его организации.

Обратите особое внимание на повторяющиеся элементы и элементы с повторяющимися функциями. Например, у вас есть 3 ручки, 2 обычных карандаша, 2 механических карандаша и, может быть, цветная гелевая ручка? Выберите только 1 или 2 письменных принадлежности, а остальные пожертвуйте.

Совет:

Выбрасывать полезные вещи расточительно. Обязательно пожертвуйте или обменяйте функциональные предметы, которые вам больше не нужны в вашем рабочем пространстве. Подумайте об организации «обмена офисами» в углу кухни или в комнате отдыха. Каждый может отображать сбросы, которые они хотят выставить на продажу. Люди, которые действительно в них нуждаются, могут схватить их.

Вы также можете вместе с коллегами организовать ежемесячное пожертвование GoodWill. Укажите место для «свалки» и попросите одного волонтера доставлять ящик для пожертвований в конце каждого месяца.

Если вы действительно не можете расстаться с некоторыми из своих вещей, подумайте о том, чтобы положить их в коробку и хранить ее в совершенно недоступном месте. Это не позволит вещам загромождать ваше рабочее пространство, а также избавит вас от болезненных ощущений расставания с вещами, от которых вы не хотите отказываться.

 

Создайте «посадочную площадку»

Назначьте часть своего стола «посадочной площадкой». Отметьте область с помощью декоративного коврика, разделочной доски или подноса. Вы даже можете создать границу, используя декоративную васи или липкую ленту.

Взгляните на свою «посадочную площадку». Отныне это единственное место на вашем столе, куда вам разрешено класть вещи. Все остальное остается в ящике или шкафу. Остальная часть вашего стола остается чистой, нетронутой даже карандашом или мобильным телефоном.

Когда посадочная площадка заполнена, пришло время положить вещи на место, прежде чем выкладывать новые предметы.

Это может показаться крайностью, но часто беспорядок становится неуправляемым, когда мы избавляемся от привычки убирать вещи. Хранение на столе чего-то, чем вы пользуетесь только раз в неделю или даже раз в день, не «ускорит ваш рабочий процесс». Это загромождает ваш рабочий стол.

 

Сделайте стикер «Детокс»

Мы любим стикеры так же сильно, как и все остальные, но иногда мы злоупотребляем ими. Ощущение, когда вы берете заметку и записываете что-то, кажется настолько естественным, что легко понять, почему мы становимся жертвами «беспорядка заметок», хаоса, который вы чувствуете, когда у вас есть 12 заметок, приклеенных к монитору, вместо одной простой полной записи. список страниц.

Отвлекитесь от стикеров, чтобы положить конец беспорядку. Вернитесь к стикерам, когда будете готовы использовать только несколько штук каждый день. Ваше рабочее пространство станет менее загроможденным, и вы будете больше ценить стикеры.

 

Используйте прозрачные корзины

Иногда мы подсознательно избегаем убирать вещи, потому что боимся забыть, куда их положили. (Помните то время, когда вы не могли найти некоторые важные заметки о встрече, потому что убрали блокнот синего цвета и не смогли его найти?)

Организуйте предметы в прозрачных корзинах, чтобы уменьшить беспорядок, сохраняя при этом визуальную доступность, насколько это возможно. если бы они были аккуратно выставлены на вашем столе.