научное наведение порядка и организация вашего рабочего пространства

Правильная организация вашего рабочего места и служебного помещения может оказать значительное влияние на вашу производительность. Она позволит вам экономить время, предупреждать усталость и завершать выполнение задач быстрее, чем вы планировали.

В течение нескольких минут окиньте свежим взглядом ваш офис и подумайте:

• Насколько часто вам приходится вставать из-за стола, чтобы дотянуться до тех предметов, до которых вы не можете дотянуться сидя?
• Достаточно ли свободного места на вашем столе, чтобы работать комфортно и без помех, не захламлен ли он?
• Достаточно ли удобно расположены клавиатура и монитор вашего компьютера, чтобы вы могли работать не напрягаясь и не испытывать чрезмерной усталости?
• Имеется ли у вас свободное по соседству с компьютером место, которое бы вы могли использовать для одновременной работы с компьютером и бумагами?
• Не перегружены ли ваши шкафы и книжные полки ненужными вещами?
• Соответствует ли ваше оборудование для хранения тому имуществу, которое должно в нем храниться?
• Часто ли вам приходится тратить время на поиски нужных вам вещей?
• Наилучшим ли образом расположена мебель в вашем офисе с точки зрения работы за письменным столом, работы на компьютере, приема коллег и клиентов?

Для правильной организации вашего рабочего места каких-либо стандартных рецептов не существует: что может быть удобным для вас, не удобно для другого, и наоборот. Тем не менее, для того чтобы наилучшим образом организовать порядок в служебном помещении, вам следует обратить внимание на ряд общих принципов.

Эргономика — это процесс научной организации труда, направленный на создание средств оптимизации труда, совершенствование методов выполнения человеком какой-либо работы с учетом его безопасности, комфортности и производительности.

Возможно, в отношении организации порядка в вашем служебном помещении это звучит несколько высокопарно, однако выбор и размещение мебели, оборудования, справочных материалов и различных принадлежностей в вашем офисе может оказать значительное влияние на то, как вы работаете.

Мебель

1. Столы. На вашем столе должно быть достаточно свободного места, чтобы вам было удобно работать, не отрываясь по пустякам. Если вам приходится делить свое время между компьютером и работой с бумагами, подумайте о панорамном методе, который позволит вам перемещаться между традиционным столом и компьютером не вставая. Если у вас есть возможность, постарайтесь найти стол с регулируемой высотой.

Продумайте, как установить стол таким образом, чтобы он составлял единое целое со всем офисом. Если вы хотите разместить стол так, чтобы он служил барьером между вами и предполагаемым посетителем, — это ваше право, этим вы добьетесь эффекта психологической дистанции, но если вы преследуете совсем противоположную цель, то вам следует установить его по-другому.

Установив стол напротив стены, вы создадите удобное место для размещения книжных полок, навесных плакатов и т.п. Если ваше рабочее место находится в офисе с открытой планировкой, то такое размещение стола способствует исключению случайных помех и снижению отвлечения внимания.

2. Стулья. Большинство современных офисных стульев оснащено колесиками и шарнирами, что позволяет свободно перемещаться по всей площади служебного помещения. Кроме того, такие стулья оборудованы спинками, что позволяет предотвратить чрезмерную нагрузку на шею и спину. Не стремитесь подчеркнуть ваш статус мебелью. Стулья должны быть функциональными. Чтобы выбрать стул для себя, обратите внимание на следующие характеристики:

• наличие регулируемого по высоте сиденья;
• наличие спинки, регулируемой как по высоте, так и в поперечном направлении;
• наличие достаточной глубины сиденья;
• должная устойчивость;
• наличие колесиков, соответствующих покрытию пола в вашем офисе.

3. Регулировка стула. При регулировке стула необходимо учитывать как размеры вашего тела, так и высоту рабочей поверхности стола, если она не регулируется. Основная рекомендация: высоту сиденья надо отрегулировать так, чтобы вы могли удобно расположиться на нем; при этом ступни ваших ног должны опираться на пол, а зазор между передней частью стула и вашими икрами должен составлять 5 сантиметров. После этого следует отрегулировать спинку как в вертикальном, так и в поперечном направлениях, чтобы у вас не напрягалась поясница.

Если стул оборудован подлокотниками, то их следует отрегулировать так, чтобы они слегка касались нижней части ваших локтей, когда они находятся под прямым углом к спинке стула. Подлокотники совсем не должны поднимать ваши локти. Если они мешают вам, их лучше демонтировать.

При регулировке стула учитывайте высоту рабочей поверхности вашего стола и клавиатуры компьютера. Вам следует разместиться так, чтобы ваши ноги удобно располагались под рабочей поверхностью стола и ничто не мешало их свободному движению.

Если вы не можете добиться такого положения, значит рабочая поверхность стола расположена слишком низко для вас. Если рабочая поверхность стола, когда вы сидите, расположена значительно выше уровня ваших локтей, вам следует отрегулировать высоту стула. При этом под ноги вам придется подставить опору, чтобы можно было занять удобное сидячее положение.

Оборудование

Когда-то я был знаком с одной секретаршей, организованности которой просто поражался. Она всегда знала, где и что лежит. Ее рабочее место было само совершенство. Когда я познакомился с ней, она уже шесть месяцев работала с новым начальником. Ее предыдущий шеф не любил пользоваться диктофоном. Поэтому она держала его в ящике на верху высокого шкафа, а новый начальник, наоборот, каждый день приносил ей новую карту памяти для диктофона.

Итак, каждый день поутру ей приходилось карабкаться вверх за диктофоном, а в конце рабочего дня проделывать ту же самую операцию, чтобы положить его обратно. Вот что значит сила привычки.

Этот пример ярко иллюстрирует, насколько живучи раз и навсегда заученные привычки. Стереотип работы давно поменялся, а привычка к давно заведенному порядку продолжает жить. Обратите внимание на то, где вы держите вещи, которыми пользуетесь регулярно. Они всегда должны находиться у вас под рукой.

Если над вашим столом оборудованы полки, они должны располагаться таким образом, чтобы вы могли дотянуться до вещи, находящейся на нижней полке, не поднимаясь со стула. Предметы, которыми вы пользуетесь регулярно (например, телефон, принтер, различного рода справочники) должны находиться в пределах досягаемости, чтобы вам не надо было за ними тянуться.

Использование компьютера

В наше время почти все виды человеческой деятельности так или иначе связаны с длительным использованием компьютерной техники. Соблюдение простых рекомендаций при работе с компьютером поможет вам увеличить производительность труда, обеспечить более высокий уровень комфортности и предохранить от усталости и вредных последствий для здоровья:

• Рекомендуется, чтобы верхний край экрана монитора находился на одном уровне с глазами пользователя. Однако некоторые компьютерные эксперты указывают, что такая высота — это максимально разрешенный уровень, и настаивают на том, что для некоторых категорий пользователей этот уровень должен быть чуточку ниже, подчеркивая, что такое положение гораздо удобнее для глаз и шеи.
• Займите удобную позу, обращая особое внимание на положение шеи, позвоночника, локтей, кистей, бедер и ступней.
• Старайтесь не оставаться в одном и том же положении в течение длительных промежутков времени.
• Держите предплечья, кисти и руки на одной линии и не опирайтесь ими на острые края. Не ударяйте по клавишам слишком сильно.
• Клавиатура должна находиться под тем же углом, что и предплечья.
• Чаще делайте перерывы. Специалисты рекомендуют каждый час делать перерыв на пять-десять минут.
• Каждые десять-пятнадцать минут работы на компьютере дайте отдохнуть глазам, закрывая их на какое-то мгновение. Затем, открыв их, попытайтесь взглянуть на далеко расположенные предметы и чаще моргайте.
• Устанавливайте монитор таким образом, чтобы от него не отражался свет. При верхнем освещении пользуйтесь жалюзи, светорассеивателями.
• Чтение бумажных документов требует более сильного освещения, чем чтение с экрана монитора. Если вы одновременно работаете на компьютере и с бумажными документами, пользуйтесь настольной лампой, с помощью которой вы можете отрегулировать освещение таким образом, чтобы дополнительный свет, необходимый вам для чтения бумажных документов, на экран монитора не попадал.
• Специальная подставка под бумажные документы облегчит вам одновременную работу на компьютере и с бумажными документами.
• Отрегулируйте до удобного для себя уровня контраст и яркость вашего монитора.
• Регулярно протирайте экран монитора и другие поверхности компьютера.

Наведение порядка на рабочем месте

Наведение порядка в шкафах. Начните уборку с посудных шкафов, а именно с тех, которые находятся на максимальном удалении от вашего стола. В них, скорее всего, сосредоточена основная масса материалов не первой необходимости, до которых не дошли руки во время предыдущих уборок. По мере их высвобождения продвигайтесь вперед по направлению к вашему столу. Таким образом, вы получите место для хранения предметов, которые в настоящее время загромождают более нужные в рабочем отношении области.

Безжалостно избавляйтесь от мусора. Ненужные документы и откровенный мусор просто выбрасывайте. Рассортируйте остальные документы и материалы по архивным коробкам, коробки соответствующим образом пометьте. Когда будете приступать к наведению порядка в книжных шкафах, предлагаем вам сначала полностью их очистить, а затем расставить всю литературу по темам. Требуется разместить материалы и документы таким образом, чтобы вам было легко и удобно их находить в случае необходимости.

Наведение порядка на рабочем столе. У меня был такой период в жизни, когда я пытался убедить себя, что могу хорошо работать при загроможденном рабочем столе. Я говорил себе, что, несмотря на стопки документов, временами достигавших угрожающих размеров, я с легкостью могу найти любую нужную мне бумагу, а резкое переключение с одной задачи на другую только обостряет мое внимание на всем протяжении рабочего дня. Конечно, это было глупостью.

Наличие чрезмерного количества документов на рабочем столе ведет к такому же отвлечению внимания и помехам в работе, как телефонные звонки. Хвататься за выполнение то одной задачи, то другой, не добиваясь при этом успеха, гораздо проще, чем сконцентрировать усилия на их реальном выполнении. Наличие большого количества различных документов также служит удобным предлогом для оправдания различного рода отсрочек и проволочек.

Когда процесс решения той или иной задачи идет тяжело, психологически гораздо легче переключить свое внимание на решение той задачи, которая кажется вам проще, и вас так и тянет схватить первый попавшийся листок из какой-нибудь стопки документов, находящихся на вашем рабочем столе.

Поиск документов может привести к огромной потере времени и вызвать новые причины для отрыва от работы. Возьмите и прикиньте, сколько раз вам приходится отрываться от работы и рыться в этих стопках, пытаясь по просьбе того или иного лица отыскать нужный ему документ. Специальные наблюдения показали, что на это уходит минимум 15 минут в день, и это, надо признать, довольно консервативная оценка.

Конечно, это немного. Но если прикинуть, сколько это составит за год, то вы получите полторы недели, что, согласитесь, довольно большая потеря рабочего времени. Подумайте, сколько бы вы могли совершить полезного за это время. А если вы неорганизованны до такой степени, что тратите на поиски 30 минут в день, тогда, в случае правильной организации, вознаграждением вам послужат три недели дополнительного рабочего времени в год.

Беспорядок на рабочем столе также служит причиной снижения вашей способности определять приоритетные направления деятельности. Кроме того, во всем этом есть что-то нерациональное.

При просмотрах стопок те же самые документы попадаются вам на глаза помногу раз. Довольно часто вы тратите силы и энергию на просмотр тех документов, от которых вам надо было избавиться, как только вы их увидели в первый раз. Вы пропускаете конечные сроки, потому что документы, которые бы могли вам напомнить о них, теряются под грудами других документов.

Наконец, здесь есть место к возникновению стрессовых ситуаций. Все то время, пока ваши бумаги представляют собой беспорядочную аморфную массу, вы не можете избавиться от чувства беспокойства. Вы не до конца уверены, что может скрываться в этих стопках бумаги, и такая ситуация постоянно служит вам напоминанием, что вы не можете должным образом справиться со своей работой. Довольно часто наличие большого объема задач гораздо больше способствует возникновению стрессовых ситуаций, чем их реальное выполнение.

Ключом при наведении порядка на рабочем столе должна быть простота. Лучшим началом этой процедуры будет, если вы возьметесь за все понемногу, — корзинка входящих документов, корзинка исходящих документов, один ежедневник, один блокнот.

Подумайте также, нужны ли вам на рабочем столе вещи личного характера. Возможно, вы захотите оставить на столе случайное фото или сувенир, но нет никакого смысла в том, чтобы личные вещи мешали вашей работе. На вашем столе должны находиться только те принадлежности и инструменты, которыми вы пользуетесь ежедневно.

Другие предметы, которые регулярно вам не нужны, должны находиться под рукой, но только не на рабочем столе. Рабочее пространство должно быть достаточно большим, так как, наряду с ощущением физического комфорта, приведенный в порядок рабочий стол несет с собой и положительный психологический настрой.

Возможно, перед тем как начать наведение порядка на своем столе, вам придется преодолеть определенный психологический барьер. Ведь загроможденный рабочий стол подспудно ассоциируется у нас с его чрезвычайно занятым хозяином, а кому не нравится, чтобы его считали занятым. Однако следует помнить, что человек может быть чрезвычайно занятым, но совершенно некомпетентным и непродуктивным. Пусть о ваших делах говорят достигнутые результаты, а не внешний вид вашего рабочего стола. Когда вы окончательно разберетесь со своим рабочим столом, можете приступать к разбору документов.

Как справиться с кипами документов

• Промаркируйте четыре пустые папки или коробки для хранения документов следующим образом:«принять к обработке», «заняться отправкой», «прочесть», «отправить на хранение» (или придумайте свои варианты, более удобные для вас). Запаситесь достаточным количеством пластиковых мешков для самой важной категории, которой предстоит отправиться на утилизацию.
• Приготовьтесь к тому, что большую часть документов вам придется отправить в мусорную корзину. Какое бы значение они не имели на тот момент, когда попали к вам, скорее всего, они уже морально устарели. Не повторяйте прежних ошибок, действуйте решительно. Здесь вы должны руководствоваться таким принципом: если есть сомнение относительно ценности того или иного документа, смело отправляйте его в мусорную корзину.
• Не тратьте время на прочтение каждого документа. На данном этапе ваша задача заключается только в том, чтобы определить, нужен ли он вообще, и если — да, то его следует отправить соответственно в корзину или папку.
• Во время сортировки документов не предпринимайте никаких других действий, иначе вы можете завязнуть в этой массе. В обязательном порядке, чтобы облегчить свою дальнейшую работу, ставьте пометки на документах, но не тратьте на это слишком много времени, так как ваша основная задача на этом этапе — разобрать все документы по категориям.
• Журналы и другие периодические издания следует просматривать быстро, вырывая страницы, представляющие для вас интерес. Остатки смело отправляйте в мусорную корзину. На данном этапе читать вырванные заметки не следует.
• Когда вы разберете все кипы, обратите внимание на ваши корзины. Спланируйте время для работы с документами.

Если все будет сделано правильно, то выполненная работа принесет вам глубокое удовлетворение.

Как сохранить наведенный порядок?

Ответ на этот вопрос напрямую связан с развитием позитивных рабочих привычек:

• Если есть сомнение относительно ценности того или иного документа, смело отправляйте его в мусорную корзину.
• Не используйте свой стол в качестве места хранения документов — пользуйтесь для этих целей специальными папками .
• Всегда проверяйте наличие необходимой техники. Все инструменты и принадлежности, которыми вы пользуетесь регулярно, должны находиться под рукой.
• Не перемещайте кипы документов с вашего стола в другие места кабинета.
• Старайтесь обрабатывать и регистрировать документы ежедневно. Если вы вынимаете документы из картотеки, возьмите себе за правило возвращать их на место как можно скорее.

Заключение

Ключевые аспекты наведения порядка на вашем рабочем месте:

• расположение мебели и оборудования в целях достижения максимальной безопасности, комфорта и производительности;
• высвобождение времени и пространства путем реорганизации вашего стола и мест хранения;
• сведение к минимуму стрессовых ситуаций путем ликвидации бумаг, разбросанных по всему офису.

Правильная организация рабочего места за компьютером: 35 советов

Добрый день, друзья! Тема сегодняшней статьи — организация рабочего места за компьютером. Надеюсь, информация будет полезна не только офисным сотрудникам и удаленщикам, но также внимательным родителям и всем, кто так или иначе соприкасается с ПК.

Красивые картинки на тему удаленной работы представляют нам девушку, удобно развалившуюся с ноутбуком на диване, а с ней рядом еще и младенца, не отводящего глаз от монитора.

Но это рабочей обстановкой никак не назовешь, к тому же все знают, что так делать вредно. Не будем поддаваться на провокацию и разберем по порядку, как создать деловой уголок, чтобы находиться перед компьютером с минимальными потерями для здоровья.

В офисе

Работники офисов, проводящие перед монитором минимум 8 часов, рискуют испортить зрение и осанку. К тому же не все работодатели уделяют должное внимание нормативам установки техники. Но, чтобы ограничить вред для здоровья, сделайте максимально возможное из рекомендаций специалистов:

1. Компьютеры в помещении должны находиться не ближе 2 метров друг от друга, ни в коем случае не напротив.

2. Желательно установить монитор в углу.

3. 50 см — минимальное расстояние от глаз до экрана.

4. Клавиатуру располагайте в 10 — 30 см от себя.

5. Системный блок и другие элементы ПК нельзя ставить вплотную к стене или к другим предметам во избежание перегрева.

6. В офисе должна обеспечиваться достаточная вентиляция и увлажнение воздуха. Если этого недостаточно, проветривайте помещение.

7. Оконный и ламповый свет должны падать слева.

8. В помещениях без естественного освещения нужно совмещать общий (потолочный) и рабочий (настенный, настольный) свет. Желательно, чтобы он имел не направленный, а рассеянный характер.

9. Установите подставку для ног, если об этом не позаботился работодатель.

10. Лазерный принтер испускает вредное излучение, и желательно установить его как можно дальше от стола, лучше всего в отдельной комнате. Струйный принтер не вреден. При размещении учтите: оба они боятся пыли, прямого солнечного освещения и близости нагревательных приборов.

11. Если вы правша, телефон и органайзер расположите справа от себя.

Дома

Дома правильно обустроить свое рабочее место гораздо проще. И сделать это не менее важно, ведь тем, кто обрабатывает часть документации на выходных или занят на удаленной работе, приходится сидеть за компьютером продолжительное время.

Если позволяют условия, отделите рабочую зону от спальни. Это и вам пойдет на пользу, и в технике будет скапливаться меньше пыли. За неимением отдельной комнаты можно использовать перегородку. На фото под кабинет отведена часть лоджии.

Грамотный дизайн пространства не только настроит на деловой лад, но и сбережет здоровье. Помните о хорошем освещении. Белый потолок, светлые стены (рекомендуется бежевый, салатовый, лимонный цвет) хорошо отражают свет, что важно для глаз. Психологи единодушно утверждают, что создает спокойную обстановку и одновременно увеличивает продуктивность зеленый цвет.

Обязательно установите компьютер в хорошо освещенном месте, а светильник разместите слева, ближе к переднему краю монитора.

Вопреки распространенному мнению, цветы не защищают от вредного излучения, да оно у современных моделей ПК и невелико. А потому вместо зарослей на подоконнике лучше поставить одно небольшое растение для поддержания влажности воздуха, например, алоэ.

Мебель приобретите в соответствии с нормами:

12. Компьютерный стол должен быть высотой от 680 до 800 мм, иметь глубину рабочей поверхности — не менее 600 мм, ширину — не менее 1 200 мм. Хорошо, если имеется отдельная выдвижная полка для клавиатуры.

13. Вместо стула используйте специальное кресло, регулируемое по высоте, расстоянию от спинки до переднего края сиденья и углу наклона спинки. Качественное кресло имеет подлокотники, закругленную переднюю поверхность сиденья и обтянуто неэлектризующейся тканью, которую легко чистить.

Творческим людям будет полезно разместить вблизи стола магнитно-маркерную доску для идей, которые можно записывать или клеить на стикерах. И, разумеется, пару вдохновляющих мелочей: ваше фото из отпуска или любой красивый предмет. А результативность фриланса повысит пара мотивирующих цитат.

Да, работа на дому требует мощного самостимулирования — в противном случае есть опасность залениться. Возможно, общение в профессиональных чатах Телеграм придаст вам новых сил.

Правила для родителей

Проводя много времени за компьютером, мы невольно подаем пример детям. Увы, в современном обществе не получится “взять и отменить” эту технику для несовершеннолетних. Но обезопасить их от вредных воздействий можно при помощи следующих правил:

14. Главное правило: компьютер у детей не должен быть первоочередным интересом. Своевременно формируйте иные увлечения.

15. Помните о вреде длительного пребывания ребенка за компьютером. Первокласснику разрешено общаться с “другом” полчаса в день, после 15 минут необходим как минимум 10-минутный перерыв. Школьникам от 12 лет — 2 часа, продолжительность одного сеанса — до 30 минут.

16. Освещенность в комнате должна быть достаточной, но не чрезмерной. В темной комнате сидеть за компьютером нельзя!

17. Мебель должна соответствовать росту ребенка (см. рисунок).

18. Под столом должно оставаться достаточно места для коленей.

19. Следите, чтобы чадо доставало ногами до пола, используйте специальную подставку для ног.

20. Даже сидя в ортопедическом кресле, ребенок может сутулиться — контролируйте его осанку.

Как правильно сидеть за компьютером, показывает следующий рисунок.

Порядок на рабочем месте

Постарайтесь держать на столе только необходимые предметы. Минимализм повышает сосредоточенность на процессе. Вот пример явного перебора.

Если распечатываете документы не слишком часто, принтер можно поставить на соседний стол — будет лишний повод встать и размяться.

Воздержитесь от привычки есть и пить у экрана. Доказано, что это мешает нормальному усвоению пищи. И, понятно, для техники опасно (особенно сладкий чай для ноутбуков).

Не забывайте о своевременной уборке с использованием специальных салфеток.

Техника безопасности при работе за компьютером

Часто именно о правилах безопасности мы думаем в последнюю очередь. Но, если пожар от неправильной эксплуатации представляется чем-то невероятным, то поломка техники — явление вполне обычное. А потому придерживайтесь простых правил:

21. Перед началом работы убедитесь, что электрическая проводка исправна, розетка и штепсель не имеют трещин, провода не свисают с края стола, не лежат на полу, где есть опасность придавить их чем-то тяжелым.

22. В доме с маленькими детьми желательна розетка с защитой от внешних воздействий.

23. Шнуры не должны соприкасаться с нагревательными приборами во избежание повреждения.

24. Избегайте перегрузок сети бытовыми приборами, т. к. это может повлечь перегрев проводов, что при нерабочей автоматике приведет к пожару.

25. Нельзя работать на компьютере с видимыми внешними повреждениями.

26. Не кладите на системный блок посторонние предметы: это препятствует нормальному охлаждению и выводит ПК из строя.

27. Нельзя работать во влажном помещении и с мокрыми руками.

28. Не располагайте жидкости (воду в кулере или чай в стакане) вблизи компьютера.

29. Своевременно удаляйте пыль со всех участков компьютера. По мере необходимости (примерно раз в год) прочищайте системный блок.

30. Не оставляйте компьютер работающим в течение долгого времени и не злоупотребляйте выключением — используйте спящий режим.

Несколько советов для здоровья

Как бы комфортно ни сиделось вам в уютном кресле, учитывайте, что длительная сидячая работа повышает утомляемость. Поэтому, даже увлекаясь интересным заданием, не жалейте времени на отдых. Подчас во время кратковременной гимнастики или ходьбы мысль работает даже лучше, чем при сосредоточенном всматривании в буквы.

А потому, дорогие коллеги, соблюдайте следующие советы врачей:

31. Старайтесь делать перерывы в работе каждые 1,5 — 2 часа. Если в офисе это затруднительно, хотя бы почаще меняйте позу, потянитесь, повернитесь в кресле, сделайте упражнения для ног.

32. Не забывайте о глазах: во время работы чаще моргайте, позволяйте себе на пару минут оторваться от экрана и закрыть глаза. При этом полезно проделать различные упражнения: вращать зрачками по и против часовой стрелке, постукивать тихонько по голове подушечками пальцев, слегка надавливать на веки.

33. Просматривая бумаги во время работы, держите их на подставках, чтобы меньше напрягать зрение. Если приходится читать много текстов, не требующих непрерывного редактирования, лучше распечатайте их.

34. От сидячей работы затекает шея — чтобы этого избежать, время от времени рекомендуется поворачивать ее в разные стороны, поднимать и опускать плечи.

35. После окончания работы с компьютером не торопитесь сразу же отдыхать перед телевизором — лучше немного расслабиться с закрытыми глазами, погулять, послушать тишину или заняться физическим трудом.

И помните, что людям, занятым сидячей работой, очень полезны активные выходные и отпуска. Бывайте на природе, путешествуйте.

Подписывайтесь, рады быть вам полезными!

Как организовать рабочее пространство и время в офисе

Всё начинается с рабочего места.

Д. Карнеги

Работа начинается с рабочего места и его организации. Есть, конечно, исключения в виде творческих и уникальных личностей, для которых этот вопрос не так уж важен. Но даже у них есть своя система творческого беспорядка, пусть они этого и не признают. Большинство же людей работает за обычными столами в обычных офисных помещениях, для них и предназначаются следующие советы.

Рабочий стол

Правильная рабочая обстановка настраивает сознание на нужный ритм. Вы же не содержите свой дом в беспорядке и точно знаете, где и что находится. Так же и на рабочем месте: всё должно быть на своих местах, и ничего лишнего, что могло бы отвлекать от главных задач.

С чего всё начинается, когда только приходишь на работу? С рабочего стола. А там обычно кипы бумаг, разбросанные канцтовары, кружки, какая-то бесполезная сувенирка и пыль на компьютере. И какое будет внутреннее состояние за таким рабочим местом? Несобранное. Вы так, конечно, не будете считать, но подсознание уже всё решило. Какая вокруг реальность, такой и вы. А сознание эту мысль подхватило, и ваш настрой уже никакой.

Luke Chapman/Flickr.com

Постоянно содержите свой рабочий стол в порядке. Начните день с протирания пыли, настройте освещение, запишите полезную информацию на стикеры, помойте свою чашку для кофе, заполните свой календарь — настройте себя на рабочий лад. Эти простые действия дадут энергию для последующей работы.

Идеальное рабочее место — это инструмент для работы, комфортное освещение, необходимые канцтовары и простая мебель для работника.

Как работать: стоя или сидя? Решать вам. Я считаю, что сидя лучше, но обязательно нужно делать перерывы: пройтись, сделать небольшую разминку, подышать свежим воздухом, подняться на 2–3 этажа вверх по лестнице. Мой режим работы: 45 минут — задача без прерываний, 15-минутный перерыв, далее 1 час непрерывной работы и 15 минут отдыха. Так выстроен рабочий день.

Не забывайте о собственном шкафчике или архиве, так как у каждого сотрудника всегда скапливается своя личная картотека или бумажный архив. Также в шкафчике можно хранить личные вещи, которые не хотелось бы выставлять напоказ. Каждая полка и шкафчик должны выполнять свою функцию и не пересекаться с другими элементами. Так будет удобнее работать с документами и различными принадлежностями.

Электронный документооборот

Делайте резервные копии своих наработок, документов, проектов, служебной информации, хранящейся на рабочем компьютере, и отправляйте их на сервер компании или в облачное хранилище.

Сколько сил и нервов люди тратят из-за потерянной информации! Компьютер сломался, завис, кто-то случайно удалил важные данные. Не повторяйте их ошибку и делайте бэкапы. Не допускайте, чтобы обстоятельства контролировали вас и вашу работу.

Не устанавливайте лишних приложений, большинство необходимых операции выполняются в стандартных пакетах программ. Если вы в совершенстве владеете определённым инструментом для работы, попросите руководство или IT-отдел о его установке, аргументируя своей эффективной работой в нём.

Ещё один простой совет: старайтесь в своём электронном пространстве придерживаться чего-то одного. Если вы любите сервисы «Яндекса», выбирайте их, если сервисы Google — работайте с ними. Вы будете знать все слабые и сильные стороны инструментов, а также сможете быстро настроить свою систему на новом месте. Не всегда гонка за свежими программами оправданна.

На рабочей станции создайте свою личную простую электронную иерархию. Вы должны в кратчайшее время находить любой свой старый документ. Особенно это важно, когда от вас требуют срочно что-то решить, а вы забыли, где эта информация хранится.

Все самые важные документы сканируйте. Немало рабочих конфликтов между подразделениями возникало из-за какой-нибудь потерявшейся важной бумаги.

Планирование

Вы замечали, что работа иногда превращается в кашу: куча задач, разговоров, встреч, проверка бумаг. И вы в этом крутитесь без конца. Вроде работаете, но работой это назвать сложно. За этим всем не видно общей картины происходящего, и это одна из проблем современной производительности: действия есть, результаты тоже есть, но они не очень заметны в рутине.

Чтобы такого не было, необходимо составлять план задач и мероприятий на день, неделю и даже на месяц.

tec_estromberg/Flickr.com

Большинство пользуется блокнотами или ежедневниками. Да, это хорошо, но бумага — «оперативная память», в ней хранится вся текучка, а основная информация теряется в обилии страниц. Блокнот или ежедневник — это уже архаичный способ планирования. В ежедневнике вы не видите всей картины событий, не сообразите, когда лучше делать одно, а когда другое, а также сможете пропустить какое-нибудь важное событие. Нет возможности вытащить необходимые данные и провести всесторонний анализ. Представьте, сколько надо страничек перелистать, чтобы сопоставить необходимую информацию.

Сейчас существует много приложений и онлайн-сервисов для организации своего рабочего времени. Поверьте, этим надо заниматься, если вы хотите продуктивно работать независимо от ситуации и настроения. To-do-лист сегодня — это всё для эффективного управления задачами и временем.

Я использую систему контекстного планирования в среде Outlook Глеба Архангельского. Что мне в ней нравится: простота и эффективность инструмента, хорошо знакомое приложение, совмещение календаря, задач и почты в одном информационном пространстве, интеграция с офисными приложениями. Данной системе планирования можно обучить любого сотрудника за небольшое время.

Вот несколько советов по организации рабочего времени:

• Планируйте гибко, в контексте, а не с жёсткой привязкой ко времени.
• Научитесь понимать, что главное, а что нет.
• Легко расставайтесь с незначительными делами.
• Цените качество проведённого времени, а не само потраченное время.
• Говорите себе и другим людям «нет», когда это необходимо.
• Начинайте день с трудных и неприятных заданий.
• Когда планируете на работе задачи и проекты, ставьте им сроки выполнения.

Мощный психологический приём — вычёркивать выполненную задачу или ставить напротив неё галочку. Это даст вам дополнительную внутреннюю энергию для достижения больших результатов. Вы увидите, что всё не напрасно.

Работа с почтой

Как организовать работу с почтой?

Во-первых, надо установить время работы с ней, чтобы уменьшить количество прерываний. Лучше всего это делать в утренний час, когда задачи начинают формироваться, и после обеда, когда надо проверить, как обстоят дела.

Во-вторых, на неоднозначные письма не стоит отвечать сразу. Нужно всё обдумать: обращение, построение ответа, дополнительную информацию. Старайтесь делать так, чтобы субъективизма было как можно меньше. Забудьте о быстрых ответах, как все привыкли делать в социальных сетях.

В-третьих, не перегружать текст письма информацией, которая понятна только самому отправителю. Старайтесь отвечать кратко и ёмко, взвесив каждое слово. В наш цифровой век это очень важно: никому не интересно пробираться сквозь уникальные умозаключения.

И наконец, не стоит забывать о сетевом этикете: обращении к получателю, стиле письма, информации по делу, контактных данных. Учитесь составлению письма, анализу того, что написали, и правилам обращения.

Дополнительный инструмент

Что ещё помогает сделать работу эффективнее, так это маркерная доска. Незаменимый инструмент, особенно когда в отделе идёт мозговой штурм или решение серьёзной задачи с промежуточными этапами.

midnightcomm/Flickr.com

В моей профессиональной деятельности доска была непременным атрибутом рабочей обстановки. Она полезна и с точки зрения экономии бумаги. Вы не поверите, сколько тратится листов на объяснение своих идей и решений.

Благодаря визуальному мышлению (оно есть у всех) люди могут совместно рисовать на доске, объяснять свои мысли и предлагать лучшие решения задачи. Всем всё видно и понятно.

От себя добавлю, что мне в работе помогает музыка. Она положительно влияет на мою производительность, особенно когда надо работать с однообразными задачами на компьютере или оформлять большой пакет документов. И вообще хорошо начинать утро с позитивной музыки. Но не стоит включать её для всех, помните: вы работаете не один, кому-то музыка будет только мешать.

А какие дополнительные рабочие инструменты применяете вы в вашей деятельности?

2. Организация рабочих мест сотрудников офиса

Принципы организации рабочего места

Рабочее место – зона трудовой деятельности сотрудника, оснащенная

необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Организация рабочего места – это система мероприятий по оснащению

рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному разме-

щению с учетом антропометрических данных исполнителя.

Организация рабочих мест офисных сотрудников заключается в обеспечении рационального устройства и планировки служебных помещений, оснащении рабочих мест необходимой мебелью и современными средствами оргтехники.

Основные факторы при разработке рабочего места:

. технология и характер выполняемых работ;

. взаимосвязи в процессе труда;

. правила пожарной безопасности и промышленной санитарии;

. специфические требования органов государственного надзора к спе-

циальным помещениям и службам.

Согласно рекомендациям ученых, для рациональной организации рабочих мест необходимо:

. располагать как можно ближе друг к другу структурные подразделе-

ния со смежным характером работ, а также рабочие места сотрудни-

ков, имеющих между собой наиболее частые деловые контакты;

. отделы, которые в силу специфики выполняемых работ связаны с

приемом сторонних посетителей: например, отдел кадров, АХЧ, отдел

МТО располагать в нижних этажах здания вблизи входов;

. при размещении структурных подразделений учитывать возможность

расширения, установки дополнительного оборудования, а также орга-

низации новых отделов;

. при размещении рабочего места учитывать нормативную площадь на

одного работающего, правильную освещенность (естественный свет

должен падать слева или спереди), незагроможденность пространства

(ненужными для непосредственных рабочих операций предметами),

свободный и безопасный доступ к местам включения в сеть средств

оргтехники;

. исключить отвлекающее и неблагоприятное воздействие уличных

раздражителей, а также по возможности уменьшить тепловое излучение от приборов отопления и световое излучение от экранов мониторов, телевизоров и других аудиовизуальных средств;

. выбирать форму и габариты мебели с учетом антропометрических показателей для обеспечения удобного положения корпуса сидящего при работе и создания хорошего зрительного восприятия;

. подбирать оргтехнику, средства механизации с максимально возможной степенью их типизации;

. организовывать места сотрудников в соответствии с технологическим

процессом выполняемых ими работ;

. совершенствовать условия труда, создавая благоприятную санитарно-

гигиеническую обстановку.

Система рационализации рабочего места 5S

Данная система, являющаяся одним из инструментов формирования и

функционирования так называемого «бережливого офиса», была разработана в

послевоенной Японии в компании Toyota.

В ее основе лежит целая философия малозатратного, успешного, бережливого производства, и она становится достаточно популярной и в российских офисах, хотя ее полноценное внедрение усложняется недостаточностью соответствующей практики и психологическим сопротивлением не только со стороны рядового офисного персонала, но и руководства.

Система 5S – это пять шагов к созданию комплексной качественной среды, способствующей повышению производительности, качества и езопасности

труда. Система 5S получила свое название от первых букв пяти японских слов и их английских аналогов:

. сэири (Sorting) «сортировка» – четкое разделение вещей на нужные и

ненужные и избавление от последних;

. сэитон (Simplifying) «соблюдение порядка» (аккуратность, самоорга-

низация) – организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать;

. сэисо (Sweeping) «содержание в чистоте» (уборка) – соблюдение рабочего места в чистоте и опрятности;

. сэикэцу (Standardizing) «стандартизация» (поддержание порядка) –

необходимое условие для выполнения первых трех правил;

. сицукэ (Sustaining) «совершенствование» (формирование привычки) –

воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций.

Цели системы 5S:

. создание комфортного психологического климата, стимулирование

желания работать;

. повышение производительности труда офисных служащих;

. уменьшение временных и материальных затрат;

. минимизация «холостых операций» и трудозатрат;

. снижение числа несчастных случаев.

Расчет площади служебных помещений (по В.В. Пирожкову)

В служебном помещении каждый работник должен иметь возможность

свободного подхода к своему рабочему месту или оборудованию общего поль-

зования. Поэтому при размещении рабочих мест и оборудования учитывают

размеры проходов и некоторые другие расстояния в служебных помещениях.

Вот какими они могут быть.

Например, ширина прохода (см):

для одного человека – 60;

для двух человек – 80;

для трех человек – 100;

между столами – 55–90;

между стеной и столом – 65–85;

между отопительными приборами и рабочим столом – 55.

Можно использовать для определения необходимой площади рабочего

места в каждом конкретном случае суммарный метод расчета:

Побщ = Пр + По + Ппр,

где Побщ – вся площадь рабочего места;

Пр – площадь, необходимая для работы и передвижения сотрудника;

По – площадь, занимаемая оборудованием;

Ппр – площадь проходов.

При таком методе подсчета можно учесть также необходимую площадь

для посетителей и для оборудования, используемого коллективно. При исполь-

зовании суммарного способа расчет ведется согласно нормативам на отдельные

элементы рабочего места.

Наиболее удобными являются прямоугольная форма комнат с соотношением 1:1; 1:1,5 и предельно – 1:2;

минимальная высота комнат – 3,25 м;

минимальная ширина – 2,5–3 м.

При двустороннем естественном освещении наибольшая ширина (глубина) помещений составляет 12–15 м, а при одностороннем – 6–7 м.

Минимальная площадь на одно рабочее место служащего (без ПК) – 4,25 м2.

Факторы устройства офисных помещений

Офис должен быть как технологичным, так и комфортабельным, что достигается не только правильным расчетом площади рабочих мест сотрудников, но и, прежде всего, через продуманную систему устройства офисных помещений (в частности, их планировку и оборудование).

При этом следует учитывать:

. потребность сотрудников офиса в уединении и концентрации внимания;

. виды используемых трудовых процессов;

. характер подчиненности;

. потребность в помещениях для проведения совещаний и в резервных

площадях.

В зависимости от основной специфики офиса соотношение этих факторов

меняется: для сосредоточенной, с максимальной концентрацией работы лучше

всего подходит отдельный кабинет, а для общения – открытое в той или иной

степени пространство.

Для учета этих факторов при устройстве офисных помещений используется планировка трех типов: закрытая, открытая и комбинированная.

Как правильно организовать рабочее место в офисе или дома

На эффективность труда влияют многие факторы, в том числе правильно организованное рабочее место. Как, по мнению специалистов, следует подойти к организации рабочего пространства в офисе и дома, если вы фрилансер, подобрать мебель и освещение.

Идеальное рабочее место

От того, как устроено рабочее место, напрямую зависит продуктивность нашего труда. И это не досужие выдумки лентяев, которым хорошо работать мешает слишком твердый стул или недостаточно широкий стол. Исследования психологов и нейробиологов доказывают: на нашу эффективность влияет множество факторов, начиная от цвета стен и заканчивая видом из окна. Чтобы качественно и в срок выполнять задания, в полной мере проявлять свое творческое начало и получать удовольствие от процесса, необходимо правильно организовать свое рабочее место. Вот что в связи с этим предлагают специалисты для тех, кто работает в офисе, и для тех, кто занимается фрилансом.

Итак, если ваше рабочее место в офисе

1. Обустройте рабочее место по своему вкусу

Согласно последним исследованиям британских психологов, это очень важный момент. Производительность труда работников, получивших возможность обставить офис по своему усмотрению, повысилась на целых 32% по сравнению с теми, кому было отказано в таком преимуществе! При этом выросла не только работоспособность, но и лояльность по отношению к руководству, укрепилось чувство команды. Кстати, продвинутые руководители компаний не только отдают обустройство рабочих мест на откуп сотрудникам, но и специально выделяют для этого средства.

2. Выбирайте круглую мебель

Если вам повезло работать с толерантным к сотрудникам руководством, которое выделяет им деньги для того, чтобы они по своему вкусу оформили рабочее место, то знайте: мебель с закруглёнными и изогнутыми краями и поверхностями более располагает к трудовым успехам, чем привычные столы, тумбочки и шкафы с прямой и острой кромкой. По мнению психологов, закругленные и изогнутые элементы мебели создают особый уют и комфорт в помещении, а еще, оказывается, активизируют те отделы мозга, которые отвечают за эстетическое восприятие, а значит, стимулируют креативность. От острых же углов мы часто получаем синяки.

Кстати, интересное замечание: если усадить сотрудников за круглый стол, они намного быстрее почувствуют себя одной командой с общими целями, достигнут взаимопонимания и примут правильное решение. Тогда как, сидя за прямоугольным столом, острее почувствуют обособленность и склонность к индивидуализму.

3. Используйте психический эффект цвета, освещения и пространства

Высокие потолки вызывают чувство свободы и активизируют абстрактное мышление, позволяющее ухватывать связь между идеями и явлениями. Вот почему аналитикам лучше «селиться» в переоборудованных помещениях бывших цехов: простор мысли им обеспечен! Цвет стен и потолка также напрямую связан с высокой работоспособностью. К примеру, зеленая и голубая покраска ускоряет рождение идей, принятие решений, красная – позволяет сконцентрироваться на деталях. В голубом кабинете легче сосредоточиться, в желтом – проясняются мысли, в сером и бежевом царит спокойная рабочая обстановка. Освещение по-своему влияет на продуктивность: яркий общий свет обостряет аналитическое и оценочное мышление. Локальное освещение, создающее нечеткость, размытость обстановки, усиливает ощущение свободы и стимулирует творческое начало, поэтому создавать что-то новенькое лучше, включив настольную лампу и выключив верхний свет.

4. Расставьте комнатные растения

Присутствие растений в офисе создает особую атмосферу. По-первых, это эстетично, во-вторых, экологично, ведь цветы в горшках и кадках улучшают состояние воздуха в помещениях. Да и сугубо психологический эффект от их присутствия значителен: уже одним своим видом они снимают стресс, помогают расслабиться после напряженной работы и быстрее восстановиться. Впрочем, не обязательно превращать подоконник в оранжерею – вполне достаточно двух-трех горшков, чтобы комната выглядела уютно и неформально.

И, кстати, раз уж мы упомянули о подоконниках, – очень важно, какой вид открывается из окна офиса. Если вы в любой момент можете повернуться к окну и увидеть прекрасный городской пейзаж, парк или набережную, вам повезло. Одного взгляда, брошенного на природу, достаточно, чтобы почувствовать, как уходит напряжение и обостряется восприятие. Но всем везет с расположением офиса, и если, паче чаяния, вы наблюдаете из окна автостраду или глухую стену противоположного дома, сделайте вот что: повесьте на стену или поставьте на стол несколько фотографий с горными и морскими пейзажами. Еще проще – установить соответствующую заставку на мониторе.

5. Соблюдайте порядок

Конечно, мы не призываем располагать предметы на рабочем столе в соответствии со строгой симметрией, но и заваливать поверхность стола и его ящики бумагами, справочниками и канцелярскими принадлежностями, а еще и личными вещами и едой, не стоит. И не потому, что это кому-то покажется мало эстетичным или вызовет ассоциацию с хаосом. В конце концов, если вам комфортно работать в такой обстановке, то и на здоровье! Но дело в том, что в беспорядочном нагромождении предметов порой бывает трудно отыскать нужный документ, новый стержень для ручки или ежедневник с ценными записями. Так что все же стоит разобраться с содержимым стола. По мнению психологов, это помогает упорядочить мысли и направить их в необходимое русло. Недаром же говорят: порядок на столе – порядок в голове. А сделать это в современных условиях проще простого. Всевозможные контейнеры специально предназначены для того, чтобы в них удобно было хранить все, что вам нужно для работы. Бумаги – в одном месте, книги – в другом, скрепки, кнопки, клей, линейки, ручки и стержни – в другом. Отдельный ящик отведите для фотографий, сувениров и журналов. То, что требуется постоянно, разместите на расстоянии вытянутой руки, все остальное спрячьте.

Если ваше рабочее место дома

Возможность выделить для себя отдельную комнату под кабинет – это замечательно. Во-первых, вы сможете запереться в нем, и вас никто не будет отвлекать от работы. А во-вторых, вы сможете обустроить свое рабочее пространство так, чтобы вам было комфортно и хотелось заниматься делом, а не клонило ко сну и не тянуло к холодильнику. Но если вы не располагаете большой квартирой, и приходится сочетать спальню или гостиную с рабочим кабинетом, то обратите внимание на следующее.

1. Подумайте об освещение

Яркий свет не только прогоняет остатки сна, но и активизирует мозг и бережет ваши глаза. Поэтому рабочее место желательно расположить поближе к окну. Раздвиньте шторы и гардины – ничто не должно мешать проникновению дневного света. Если же такой возможности нет, повесьте над столом зеркало – оно будет улавливать и отражать свет и зрительно увеличивать помещение. Даже если вы расположились у окна, обязательно купите хорошую настольную лампу. Если вам придется работать допоздна, правильное освещение поможет сохранить ясность мысли и продуктивность.

2. Позаботьтесь об уединенности

Ощущение уединенности может дать элементарная ширма. Если вы сидите лицом к окну, поставьте ее у себя за спиной – так вы не только отгородитесь от всего мира, но и будете испытывать психологический комфорт: когда у нас прикрыта спина, мы чувствуем себя в безопасности. Роль ширмы может сыграть стеллаж или небольшой книжный шкаф – важно только правильно разместить то или другое.

3. Купите правильный стол и кресло

Идеальная высота стола – 75 см, а длина столешницы – от 90 см, ширина – от 50 см. С учетом этих параметров и отправляйтесь в магазин. Кресло должно быть удобное, лучше всего ортопедическое, но не на колесиках. Подойдет и обычное кресло с твердой спинкой и подлокотниками. Под поясницу желательно подложить небольшую подушку. Если в столе нет ящиков, из дополнительного оборудования вам понадобятся тумба, где можно сложить папки и держать канцелярщину, а также навесные полки для словарей, справочников и другой специальной литературы.

4. Помните о деталях

Вам, безусловно, понадобится розетка, чтобы подключить компьютер. Придется позвать электрика. Он же подскажет, как разместить провода, чтобы не путаться в них, если вы предпочитаете ноутбуку стационарный компьютер.

5. Заведите комнатные цветы

У рабочего места почему-то принято ставить кактусы – наверное, потому что они не требуют особых условий и ухода. Во всяком случае эти растения придают индивидуальность рабочему уголку и снимают напряжение.

Где бы вы не работали – в офисе или дома – возьмите себе за правило: каждый раз, закончив дела, обязательно уберите рабочее место. Разложите по местам все, чем вы пользовались, выбросите ненужное и протрите влажными салфетками монитор, мышку и столешницу. Завтра, увидев стол в порядке, вам захочется побыстрее сесть за него и заняться делами. 

© Ильина Наталия, BBF.RU

Организация рабочего места дома: 6 пунктов, о которых стоит задуматься

Рассказываем, как обустроить рабочее место дома, чтобы труд был в радость

 

Если кажется, что вы слишком устаете в процессе работы, испытываете стресс и вообще некомфортно себя чувствуете — возможно, вам просто неудобно. Есть такая наука — эргономика. Про взаимодействие человека с его рабочей средой. Проще говоря, наука о том, как сделать так, чтобы труд был приятен и эффективен? Давайте разбираться!

У Железного человека на рабочем месте аккуратно и атмосферно — располагает к работе.

А вот Нео из Матрицы явно не читал про настольный и подстольный уровни хранения вещей. Ладно, эти фото — шутка.

5 общих правил эргономики рабочего места

1. «Стол — всему голова»

Мебель для рабочей зоныВыбор стола — основная задача при организации рабочего места. Вокруг него будет выстраиваться остальная мебель и декор. Рабочая поверхность должна быть достаточно большой, чтобы вместить все инструменты, которыми пользуются постоянно. 

Стандартные размеры офисного стола — 1200х60х75 см. Если вы только изредко проверяете почту, вполне хватит небольшого столика. Чтобы поставить ноутбук и чашку кофе. Если же вы работаете удаленно все время — присмотритесь к многофункциональным большим столам. То, чем пользуетесь все время, располагайте в “пространстве захвата” — зоне стола, которую без труда можно охватить руками. Регулировать высоту посадки проще с помощью кресла. Когда вы сидите,  ноги не должны упираться в стол, тумбы и ящики для хранения. При необходимости используйте специальную подставку для ног.

Существуют подставки с массажным эффектом для снятия стресса и максимального комфорта. Они могут работать от сети, батареек или просто иметь рельефную поверхность.

2. «Утром — деньги, вечером — стулья». Какой стул удобнее?

Рабочее кресло должно быть максимально комфортным. На него ложится главная забота о нашем теле. Правильное расположение ног и рук позволит избежать проблем со здоровьем и обеспечит эффективный процесс работы.

Хороший стул для рабочего места должен отвечать следующий критериям:

• Изменяемое по высоте мягкое сиденье — ноги должны доставать до пола и сгибаться под углом в 90 градусов.
• Эргономичная спинка стула с регулирующимся наклоном для поддержки спины и правильной циркуляции крови в организме.

Хороший стул слева, плохой стул справа.

3. «Луч солнца золотого» или освещение рабочего места

На рабочем месте должно быть достаточно света, его никогда не бывает слишком много. Лучше всего использовать по максимуму естественное освещение и расположить рабочую зону недалеко от окна. Обязательный атрибут — настольная лампа. При необходимости можно установить дополнительное освещение — настенные и напольные светильники. Точечные лампы можно вмонтировать или закрепить на стеллажах, задействовать рейлинги и светодиодные ленты. 

 

4. «В порядке вещей». Мебель для хранения в домашнем офисе

Существуют три уровня хранения вещей, требуемых для работы — над столом, на столе и под столом. Для максимального удобства задействуйте все три уровня. Над столом пригодятся полки для книг и оргтехники, под столом — тумбы и ящики. Расположите мебель так, чтобы до всего можно было легко дотянуться. Над столом разместите полки и шкафчики для книг. Под столом поставьте тумбы и ящики для документов и прочих необходимых вещей. Не забывайте про всевозможные подставки, холдеры, коробки и разделители. 

 

 

 

5. «Работа — не волк» или отдыхаем вовремя

  

 

Ученый И. М. Сеченов экспериментально доказал, что лучший отдых — это смена занятий. Поэтому время от времени делайте перерывы на гимнастику, в том числе и для глаз, отвлекайтесь на то, что повышает вам настроение и даёт мозгу расслабиться. Декор и аксессуары для рабочего места тоже заслуживают внимания,  вдохновение — лучший мотиватор!

Где можно организовать рабочее пространство?

К сожалению, не у всех в доме есть возможность выделить отдельную комнату под кабинет. Но если вы в числе счастливчиков, используйте возможность по максимуму. Не экономьте место для хранения и обязательно обустройте лаундж-зону с мягким диванчиком или креслом.

Если отдельной комнаты нет — не беда! Обустройте рабочую зону там, где найдется место. Чаще всего люди выбирают для этих целей гостиную. В идеале перед ремонтом нужно продумать общий функционал комнаты, единый стиль и зонирование с рабочим местом. Кстати, у нас есть интересный дизайн-проект с рабочей зоной в однушке. Посмотрите, как функционально!

Для отделения рабочего места подойдут перегородки, ширмы или большой напольный стеллаж, который станет также местом для хранения вещей.

Если гостиная кажется слишком шумной для работы, спальня — более подходящий вариант. Часто в спальне есть возможность расположить стол у окна и заниматься своими делами в спокойной обстановке. Главное позаботиться об отделении зоны для сна — занавески, балдахин и различные перегородки в этом помогут.

Балкон –  почти отдельная комната! Плюс балкона — там всегда много света и свежего воздуха, что положительно сказывается на трудоспособности. Минус — площадь ограничена, и мебель придется выбирать исходя их ширины балкона и максимально эффективно задействовать всё пространство. Заранее позаботьтесь об остеклении и утеплении балкона, чтобы там можно было с комфортом находиться круглый год.

Для тех, у кого совсем мало места, у нас есть пара лайфхаков!

1. Используйте откидной столик: он монтируется прямо к стене, открывайте его , когда хотите поработать.

2. Присмотритесь к подоконнику — его можно расширить, удлинить, получится рабочая поверхность. К тому же, у окна всегда много света.

 

Приятный и полезный декор

Даже рабочее пространство уныло без декора. Приятные глазу вещи будут вас вдохновлять и мотивировать: фотографии близких, картинки из журналов, открытки, красивые книгоразделители, папки, закладки и памятные вещицы вроде любимой игрушки или сувенира из поездки. Главное, чтобы эти предметы не захламляли пространство, имели свое место и поднимали настроение.

Для рабочего настроя распечатайте или напишите на стикерах мотивирующие цитаты, составлять списки предстоящих дел на день, неделю, месяц. Графики, календари и расписания помогут грамотно спланировать рабочий процесс. Закрепить всё это можно кнопками, булавками или даже просто скотчем на специальной доске (магнитной или пробковой).

И три супер-совета по дзен на рабочем месте бонусом

 

Наглядность

Чтобы работа шла еще быстрее — разместите все самое важное перед глазами. Например, на стене. Для этого можно обклеить стену пробкой и прикалывать к ней все кнопками.

Повесьте сетку или просто натяните веревки над столом и крепите бумаги на прищепки. Покрасьте стену грифельной краской и записывайте все важное на ней. Все это тоже поможет определить границы рабочего пространства.

 

Вдохновение

В любом деле главное — вдохновение. Чтобы ощутить моральный «подъем» и пробудить в себе желание «свернуть горы», окружите себя вещами, которые вдохновляют вас. Модные фотосессии или фотографии котиков. В своем «кабинете» вы вольны делать все что угодно.

Самоорганизация

Все мы разные. Кто-то встает ни свет ни заря, полный сил и энергии, кто-то «просыпается» ближе к ночи. Работая из дома, выбирайте удобное время. Неважно будет это утро, день или ночь, главное, чтобы в это время вы максимально сконцентрировались на поставленных задачах.

Определите, когда вы должны закончить. Стремитесь придерживаться плана и не затягивать. Используйте все, что помогает вам не отвлекаться: включите любимую музыку или наоборот — используйте беруши. Рабочее место также станет для вас «защищенным» пространством: если вы в там — значит сейчас заняты и домашним лучше вас не отвлекать. Будет полезно сделать это новым семейным правилом. «Используйте все, что помогает вам не отвлекаться: включите любимую музыку или наоборот — используйте беруши».

Удобное рабочее место – залог продуктивности. «Офисный» уголок поможет справиться со всеми делами быстро и сделает «удаленку» не ловушкой домашних дел, а свободой организованного человека.

Каким бы ни было ваше рабочее место, главное, чтобы оно нравилось лично вам! Если дела никак не идут и вечно откладываются на потом, может вам просто некомфортно ими заниматься? Гораздо приятнее трудиться сидя за хорошим столом в удобном кресле в окружении вещей, которые мотивируют на новые свершения или просто радуют глаз. Работайте с удовольствием и посвящайте больше времени тому, что действительно важно.

Об остальном мы позаботимся.

Порядок на столе — порядок и в голове. Как организовать рабочее место

Олеся Ахмеджанова

Рабочее место влияет на нашу продуктивность. Когда нам комфортно, светло и уютно, то мы больше успеваем, меньше устаем и выдаем по гениальной идее в час. Ловите советы, как обустроить свой стол и всё вокруг него — в офисе и дома.

Стол

Стол — это «горячая точка», где любит скапливаться хлам. Поставьте туда коробку для вещей: когда она наполнится, разложите все по местам. А то, что здесь и должно быть, храните как удобно: карандаши и ручки — в кружках или контейнерах из дерева, бумаги — в папках.

Нарушители порядка

Периодически проводите ревизию: убирайте ненужные вещи. Присмотритесь к своему столу прямо сейчас и найдите «нарушителей» порядка.

— Лишние бумаги

— Опустевшие конверты и папки от них

— Ненужное компьютерное оборудование, ни к чему не подходящие провода и другой электронный антиквариат

— Лишние карандаши, ручки и ножницы

Бумаги

С бумагами соблюдайте правило «одного касания». Как только документ попадает вам в руки, уберите его в отведенное место, выполните нужные действия (например, оплатите счет) или выбросьте. И раз: ненужная макулатура исчезла!

Хранить бумагу можно в таких коробках. Источник


Remodelista

Свет

Психология города

Свет — источник бодрости. При естественном освещении усиливаются познавательные способности, потому что лучше работает цикл сна-бодрствования (циркадный ритм). Важность естественного освещения уже поняли многие компании. Например, дизайнеры офиса Facebook в Менло-Парке продумали расположение окон, чтобы каждое рабочее место освещалось естественным светом.

Так выглядит офис Facebook в Менло-Парке. Источник

Да, в идеале, чтобы ваш стол был у окна. Но если это невозможно, подойдут «правильные» лампы. Если хотите создать уютное освещение, выбирайте красновато-желтый свет (такой подойдет для зоны отдыха). Для рабочего кабинета подойдет холодный голубоватый свет.

Гамма

Чтобы уменьшить беспорядок, выбирайте монохромную палитру. Мелкие предметы также будут выглядеть более организованными, если ограничить их цветовую гамму. Белый цвет вне конкуренции: он дает эффект простоты и чистоты и делает пространство менее загруженными.

Белый цвет — это порядок. Источник

Акценты

Добавьте на рабочем столе цветовой акцент — так вы будете быстро находить то, к чему часто обращаетесь. Выбирайте заметные и успокаивающие цвета: например, синий или зеленый органайзер отлично подойдет.

Хранение вещей

Организуйте всё так, чтобы рабочее место было аккуратными функциональным.

— Храните вещи на полках, чтобы они не загромождали пространство. Можно взять перфорированную доску и установить полки на ней.

Перфорированная панель помогает организовать хранение в любом месте. Источник

— Складывайте документы в металлические коробки или используйте специальную подставку.

Подставка для документов

— Для карандашей и ручек используйте кружки, керамические вазы или контейнеры из природных материалов — дерева или камня.

Источник

— Разделители для столовых приборов из кухни или проволочный ящик-органайзер помогут навести порядок в ящиках стола.

Проволочный ящик-органайзер — отличное решение для захламленного ящика стола

— Для макулатуры подойдет бумажная корзина.

Экологичная корзина для бумаги

Декор

Когда вещи разложены по местам, можно добавить красоты. Рабочее место должно быть не только удобным, но и вдохновляющим.

Рабочее место должно вдохновлять и радовать. Источник

Поставьте на стол несколько фотографий: они помогут отвлечься и восстановить силы в моменты затишья. Можно добавить вазу с цветами, комнатное растение или несколько картин, чтобы мысли произвольно блуждали в поисках решения сложных проблем.

Растения

Кстати про растения — это отличный «помощник» в работе. Они тонизируют, улучшают внимание, создают настроение и вносят визуальное разнообразие. Если вы работаете из дома, поставьте в комнате пару кактусов — и увидите, как изменится ваше самочувствие. Если в офисе, намекните начальству, что с суккулентами вы всё делаете быстрее.

Не обязательно разводить зимний сад — достаточно одного-двух кактусов. Источник

Google и Facebook и тут преуспели. В дублинском офисе Google в большинстве комнат постарались создать иллюзию природы: искусственные деревья с листьями в осенней гамме, имитирующее кору покрытие стен и искусственные газоны повсюду.

Температура

Вот тут внимание: оказывается, на работоспособность влияет и температура воздуха в помещении. При низкой температуре (20 °С) работники офисов на 44% чаще ошибаются, чем при 25 °С. Возможно, потому что они тратят много энергии на поддержание тепла в ущерб работе.

По материалам книг «Remodelista» и «Психология города»
Обложка отсюда