Организация офиса: 10 признаков хорошего офиса — Офис на vc.ru – Что почитать про организацию рабочих мест, коворкинги и дизайн пространств для дистанционной работы

Разное
alexxlab

Содержание

Что почитать про организацию рабочих мест, коворкинги и дизайн пространств для дистанционной работы

Получилось так, что с 2012 года я курирую московский Techstars Startup Digest. Это — email-рассылка мероприятий для IT-специалистов, основателей стартапов и маркетологов.

Моя задача — отфильтровать непомерно дорогие и рекламные эвенты — в рассылку попадают бесплатные или очень доступные конференции, лекции и семинары, цель которых — рассказать что-то интересное, помочь прокачать скиллы или познакомить с единомышленниками.

Интересно, что в последнее время большая часть таких мероприятий проходит в коворкингах. Что удивительно, по моим наблюдениям, количество подобных площадок в Москве растет.

Этот тренд заинтересовал меня и стал отправной точкой для новых фотоэкскурсий — вроде тех, что я снимаю для компаний [например, вот самая первая из них и еще одна]. На этот раз мне захотелось рассказать про коворкинги и изучить новый подход к организации рабочих мест.

На Хабре я пока показал только #tceh, SOK и Ключ, а в период новогодних каникул переключился на изучение «мат.части», чтобы посмотреть, какие книги рассказывают об эволюции рабочего пространства: от первых опенспейсов 1900-х годов до коворкингов.

Под катом — 16 книг об известных офисных зданиях, кампусах современных корпораций, пространствах для дистанционной работы и влиянии рабочего места на продуктивность.


Фото (и далее в материале): VSCE / Ресепшн в коворкинге #tceh на Мясницкой



История первых опенспейсов




The Complete 1925 Wendingen Series
Frank Lloyd Wright, Francis A. Davis, 1992

Первый офис открытого типа создал американский архитектор Фрэнк Ллойд Райт. В начале XX века он спроектировал здание мыловаренной компании Larkin Soap Company. Единое открытое пространство, стальная мебель, стеклянные двери, кондиционеры — всё это было новшеством.

В книге вы найдёте историю и планы этого здания, уникальные кадры начала прошлого века и рассуждения самого Райта об архитектуре. Эта книга считается классикой жанра.



Frank Lloyd Wright and the Johnson Wax Buildings
Jonathan Lipman, 2003

В конце 1930-х Райт спроектировал в Висконсине штаб-квартиру американского производителя бытовых чистящих средств SC Johnson & Son с опенспейсом Great Workroom. Он сделал офис похожим на лес. Для этого Райт использовал древовидные колонны и естественное освещение. В своей книге Липман исследует неопубликованные материалы Райта. Автор рассказывает, как американский архитектор работал над проектами и откуда он брал идеи для дизайна.



Building Seagram
Phyllis Lambert, 2013

Идею офиса с открытой планировкой после Райта развил немецкий архитектор-модернист Людвиг Мис ван дер Роэ (Ludwig Mies van der Rohe). В конце 50-х в Нью-Йорке он совместно с Филипом Джонсоном (Philip Johnson) спроектировал офис для компании «Сигрем» (Seagram) — Сигрем-билдинг, который стал одним из наиболее интересных зданий XX века.

В здании расположились опенспейсы с панорамными окнами, минималистичной мебелью и большим количеством свободного места. Похожие интерьеры можно увидеть в сериале «Безумцы» (Mad Men), который показывает рекламное агентство 60-х годов.

Книгу написала дочь главы компании «Сигрем» Филлис Ламберт. Именно она убедила отца построить это здание. Филлис руководила проектом, а после его завершения — пошла в ученицы к Мису ван дер Роэ. В своей книге Филлис пишет о проектировании и ходе строительства.



Cubed: A Secret History of the Workplace
Nikil Saval, 2014

Эта книга рассказывает об истории возникновения кубиклов — офисных ячеек, разделенных перегородками. Её автор — редактор американского литературного журнала n+1 Никил Савал.

Книга рассказывает о том, как с переменами в экономике менялся подход к организации рабочего места. Автор анализирует подходы к организации труда Фредерика Тейлора (Frederick Taylor), концепцию офисного ландшафта (Bürolandschaft) и офисы Кремниевой долины. Интересно, что Савал говорит простыми словами и приводит примеры из поп-культуры — комиксов «Дилберт» (Dilbert) и сериала «Офис» (The Office).

Эта книга получила высокую оценку критиков и награды от The New York Times и журнала Inc.



Как выглядят современные офисы




Workscape: New Spaces for New Work
S. Borges, S. Ehmann, R. Klanten, 2013

Журналист и архитектор София Борхес вместе с соавторами пишет о том, как технологии и изменения в корпоративной культуре повлияли на устройство наших рабочих мест и других помещений и пространств современного офиса: от переговорок и до комнат для отдыха.

Среди примеров, рассматриваемых в книге: офис McKinsey & Company в Гонконге с прозрачными «помещениями-колбами» для звонков; штаб-квартиры Eneco в Роттердаме со стойками регистрации как в отеле и отдельным эспрессо-баром; и Saxo Bank в Копенгагене с большой винтовой лестницей, объединяющей все этажи здания.

Эту книгу хвалят за иллюстрации и интересные идеи интерьеров и пространств.



Бизнес-центры и офисы. Лучшие проекты мира
Джереми Майерсон, Филип Росс, 2008

Профессор дизайна и аналитик Джереми Майерсон (Jeremy Myerson) написал эту книгу в соавторстве с инженером Филипом Россом (Philip Ross). Авторы исследуют современные офисы и выделяют основные направления в подходах к проектированию рабочих мест в XXI веке.

Например, в книге рассказывается о проекте Захи Хадид (Zaha Hadid) для компании BMW. Традиционный офис и фабрика по задумке архитектора представляют собой один комплекс — сотрудники в административных помещениях фактически видят производственную линию.



Офисы
Крис ван Уффелен, 2010

Эту книгу написал историк искусства и архитектуры Крис ван Уффелен (Chris van Uffelen). Здесь представлены интерьеры и планы зданий офисов из разных стран. Книгу ван Уффелена хвалят за то, что она включает не только работы от самых известных архитекторов и студий, но и менее знаменитые проекты.

Одно из зданий, описанное в «Офисах», — технологический центр в Мюнхене (MTZ). Его построили как пространство для стартапов, в котором они смогут арендовать офис и познакомиться с другими молодыми технологическими компаниями.

Особенность MTZ — «зеленая» крыша. На ней установлены солнечные панели, рядом с которыми высажен «ковер» из растений. Озеленение на крыше не только украшает здание, но и защищает его от жары и городского шума, а также собирает дождевую воду.




Мансарда в коворкинге SOK

The Rolex Learning Center
Francesco Della Casa, 2010

Учебный центр Rolex — это кампус и библиотека Федеральной политехнической школы Лозанны (EPFL). За проект этого здания Кадзуйо Седжима (Kazuyo Sejima) и Рюэ Нисидзава (Ryue Nishizawa) получили в 2010 году Притцкеровскую премию, самую престижную в архитектуре.

Центр состоит из рабочих зон, библиотеки, учебного пространства, «комнат-пузырей» для переговоров и помещений для отдыха. Книга знакомит читателей с историей этого здания от начала проектирования до его окончательной реализации.



Как рабочее пространство влияет на людей




Эргономика в дизайне среды. Учебное пособие
Владимир Рунге, Юлия Манусевич, 2016

Пособие рассказывает, как сделать архитектурную среду комфортной для людей. Один из его разделов посвящен организации офисного пространства. В нем авторы изучают, как планировка влияет на продуктивность и психологическое состояние сотрудников.

В книге есть пример комфортного современного офиса. Это — штаб-квартира «Скандинавских авиалиний» в Стокгольме, которую построили в 80-е. Кампус состоит из невысоких зданий на берегу пруда, в которых, кроме офисов, расположены кафе, магазины и фитнес-клуб. Интерьер комбинирует идеи опенспейса и офисов кабинетного типа.



Города-доткомы. Урбанизм Кремниевой долины
Александра Ланж, 2014

В этой небольшой книге на 50 страниц архитектурный критик и преподавательница Нью-Йоркского университета Александра Ланж изучает офисы технологических компаний — Facebook, Apple, Google и Twitter. Автор предлагает типологию кампусов и изучает, как дизайн штаб-квартиры связан с корпоративными ценностями той или иной IT-компании.

Один из главных вопросов, который рассматривает Ланж в этой книге, — почему технологические компании предпочитают «отвернуться» от окружающего их города и как это влияет на урбанистическую среду. В отзывах «Города-доткомы» хвалят за познавательность и интересные мысли об устройстве Долины.



Spaces for Innovation: The Design and Science of Inspiring Environments
Kursty Groves, Oliver Marlow, 2016

Научно-популярная книга о взаимосвязи между дизайном рабочей среды и уровнем инноваций. Чтобы написать книгу, авторы посетили около 50 офисов по всему миру и пообщались более чем с сотней экспертов в нейробиологии, архитектуре и психологии. В каждом разделе издания представлены интервью и кейсы на тему организации рабочего пространства: от коворкингов и учебных заведений до офисов крупных корпораций — Airbnb и Microsoft.

Книгу описывают как «шаблон» и руководство к действию для организаций, которые хотели бы изменить свое рабочее пространство и превратить его в «место, генерирующее инновации».



О дизайне офисов от дизайнеров




UNK Project. Интерьеры. Архитектура
Татьяна Кубенская, Ульяна Яковлева и др., 2016

В этих двух книгах собраны работы российского архитектурного бюро UNK Project, которое создало офисы для российских представительств Walt Disney Studios, Google, Microsoft и Samsung. Архитекторы рассказывают историю хода проектов и говорят о подходе бюро к дизайну и проектированию. Текст дополнен иллюстрациями и примерами интерьерных решений.

Один из проектов бюро — офис Mail.Ru Group с гибкой планировкой рабочих зон и большим количеством пространств для отдыха и мероприятий. Его особенности — поле для минифутбола, целый этаж с переговорными и возможность смонтировать до трех дополнительных комнат для совещаний на каждом этаже с открытой планировкой.



Studio O+A: Twelve True Tales of Workplace Design
Primo Orpilla, Verda Alexander, 2017

Книгу написали основатели студии дизайна O+A из Сан-Франциско. Команда O+A создаёт рабочие пространства для крупных технологических компаний — Facebook, Microsoft, Uber, Cisco. В основе их подхода — идея о том, что офис должен быть отдельным «городом» для сотрудников — гибким и готовым к непредсказуемым переменам.

В книге вы найдёте фотографии проектов, 3D-рендеры, чертежи и технические планы.




«Зона напитков» в коворкинге SOK на Курской

Co-Working Space Design
Kenny Kinugasa-Tsui, 2018

Книгу написал архитектор Кенни Кинугаса-Цуй, который занимается дизайном рабочих пространств. Например, в 2016 году он спроектировал коворкинг в Гонконге с вертикальным садом, в интерьере которого используется много дерева.

В книге вы найдёте 43 проекта коворкингов, которые получили награды в области архитектуры и дизайна. Одна из задач, которые ставил перед собой автор, — объяснить, чем создание коворкингов отличается от проектирования традиционных офисов.



Пространства для дистанционной работы




The New Nomads: Temporary Spaces and a Life on the Move
Robert Klanten, Sven Ehmann, Michelle Galindo, 2015

Книга посвящена организации рабочих мест для «цифровых кочевников» — людей, которые предпочитают работать не в офисе, а дома или в путешествуя по миру. Авторы пишут о том, как с ростом популярности такого формата работы меняются дома людей и пространства городов.

Особое внимание в книге уделяют тому, как «кочевники» налаживают свой быт в дороге — создают временные мини-дома или используют многофункциональную мебель, например кровать-стол. В издании представлено более ста примеров вроде «дома на велосипеде».



The Style of Coworking: Contemporary Shared Workspaces
Alice Davies, Kathryn Tollervey, 2013

Книга бизнес-консультанта Элис Дэвис анализирует индустрию коворкингов. В ней собраны идеи для дизайна рабочих пространств нового типа и примеры коворкингов из разных стран.

Один из них — лондонский офис гугловского Campus. Рабочие зоны в коворкинге занимают пять этажей здания и имеют открытую планировку. Есть в Campus и отдельные рабочие зоны, построенные на основе грузовых контейнеров, а также пространство для лекций.

В отзывах книгу хвалят за большое количество иллюстраций, а одному из читателей она помогла создать дизайн собственного коворкинга.



Что еще я делаю на Хабре и за его пределами:

  • Записываю подкаст про редакторов и всех, кто создает IT-контент [iTunes] [Веб] [Хабр]
  • Помогаю отбирать проекты на технологические фестивали — вхожу в число советников SXSW Pitch event и SXSW Release it event [мой рассказ об истории SXSW]
  • Про фотоэкскурсии уже говорил — вот компактные примеры в Insta [SOK] [#tceh] [Ключ]
  • Еще — пишу на Хабре о стартап-культуре 30-х и 40-х годов


Как правильно организовать офисное пространство

Каким должен быть современный офис? На волне коворкингов и тому подобных пространств сложно определить, что лучше всего скажется на работоспособности и эффективности сотрудников. Понятное дело, если компания небольшая, и в ней царит неформальная атмосфера, то офис может быть оформлен как угодно, хоть в виде бара. Однако если речь идет о крупной компании, насчитывающей в своей структуре несколько отделов, состоящих из десятков не похожих друг на друга людей, то возникает необходимость создать эргономичное рабочее пространство, отвечающее ожиданиям каждого сотрудника. В этой статье мы расскажем, как это сделать.

Кабинеты или open space?

Самым оптимальным является разделение отделов по разным помещениям. Если в одном помещении располагается отдел продаж, в котором постоянно стоит шум и идут активные переговоры, вместе с отделом программистов, то это отрицательно повлияет на производительность последних. Менеджеры и люди технических специальностей должны сидеть в разных кабинетах.

Но как организовать офисное пространство? Многие корпорации предпочитают офисы open space, так как они позволяют сотрудникам эффективно взаимодействовать друг с другом и, что немаловажно, обходятся компаниям намного дешевле ширм, не говоря уже об отдельных кабинетах. Однако они обладают рядом недостатков: снижают уровень сосредоточенности, так как вокруг постоянно посторонние звуки и движения, отвлекающие от работы, повышают стресс из-за отсутствия личной зоны комфорта. В период сезонных эпидемий в офисах формата open space процент заболевших, как правило, выше, чем в офисах с традиционной кабинетной планировкой.

Другой тип организации помещения – модульный офис. Обычно это большое помещение, разделенное на модули, между которыми есть общие коридоры. Модули объединяются в группы по специализации.

В каждом модуле есть несколько мини-кабинетов с тремя стенками высотой около полутора метров. Такое разделение имеет больше плюсов, так как появляется личное пространство, снижается отвлеченность сотрудников из-за звуков и постоянного движения в поле зрения, что повышает производительность.

В век цифровых технологий, когда личные переговоры уже не требуются и для общения есть текстовые, аудио- и видеочаты, офисы open space уступают модульным по всем параметрам, кроме стоимости. И даже этот плюс незначительный, так как стоимость оборудования модульного офиса, где стены изготовлены из OSB или гипсокартона, на несколько тысяч больше, чем в open space. Кстати, в отдельных случаях модульный офис даже дешевле. Так, например, аренда одного большого помещения вполне может обойтись дешевле, чем нескольких небольших. А так как модульные офисы – это по сути отдельные кабинеты, то можно разместить десятки людей с разной специализацией в одном большом помещении так, чтобы отделы не мешали друг другу.

Нужны ли помещения для отдыха?

Однозначно. Мы не говорим о том, что необходимо организовать кафе для сотрудников, бильярдную или еще что-то подобное, но есть список помещений, которые обязательно должны быть в офисе, где насчитывается хотя бы пятьдесят человек.

Первое, что потребуется, – это кухня. Если нужно сэкономить, то можно объединить кухню с зоной отдыха. Это положительно скажется на работоспособности, так как сотрудники смогут в непринужденной обстановке, отвлекаясь от офисной суеты, перекусить и пообщаться, отдохнуть и набраться сил. И конечно же, не стоит размещать кухню и комнату отдыха в офисе, отгораживая их одной стеной из OSB или гипсокартона по примеру многих американских компаний. Запахи с кухни и неформальное общение будут отвлекать других сотрудников, снижая их работоспособность.

Как оформить офис?

Лучше всего для офиса подходят зеленый, голубой и желтый цвета. Они успокаивают, настраивают на положительные мысли. Красный цвет – более агрессивный, стимулирует к выполнению задач и подходит для отделов продаж и подобных им. Однако он визуально уменьшает пространство. А вот черный и белый цвета лучше не использовать, так как они вызывают угнетающее и апатичное настроение, снижают работоспособность.

Психологи рекомендуют оформлять офисы картинами, например изображениями природы или достопримечательностей.

Компьютеры и оргтехника

Зачастую техника приобретается в офис по принципу «Увидел у партнера/конкурента» или «Мне посоветовали». Подбором техники должен заниматься специалист, который поможет сделать правильный выбор. Так, для отделов с нетребовательными к компьютерному железу задачами вроде рядовых менеджеров можно установить бюджетные машины на встроенном видеоядре, например моноблоки младшего модельного ряда. А вот экономия на машинах для отдела программистов – неблагодарное занятие. Тут уже нужно действовать из принципа «Мощнее железо – эффективнее работа».

На чем точно не нужно экономить – это на мониторах. Большая часть работы офисных сотрудников связана с компьютерами, и почти все время работники смотрят в монитор. Если это низкокачественные TFT-мониторы из прошлого десятилетия, то от длительной работы у человека могут быть последствия в виде ухудшения зрения, появления слабости и снижения уровня работоспособности. Конечно, не нужно впадать в крайности и покупать 27-дюймовые мониторы от Apple. Для комфортной работы будет достаточно IPS-матрицы с диагональю от 21 дюйма.

Кабинет руководителя. Каким он должен быть?

Кабинет руководителя – это лицо компании. Вряд ли партнеры или инвесторы, пришедшие в кабинет с оформлением в стиле советских интерьеров, захотят сотрудничать или вкладывать деньги.

Первое, каким должен быть кабинет, – просторным. Даже если это небольшая компания, просторный кабинет руководителя вселяет в посетителя чувство уверенности в том, что дела в компании идут хорошо, и руководство не экономит деньги на комфорте. Плюс это несколько отдаляет от руководителя остальных сотрудников, что придает ему уместную здесь важность.

Второе – это визуальное оформление. Тут лучше не поскупиться и выбрать дорогие материалы. Нет, мы говорим не о мнимом богатстве, когда офис завален золотыми предметами декора и прочей безвкусицей, а о качественных материалах.

Как и в случае с офисом, в кабинете должны использоваться мягкие цвета, вызывающие расслабление и настраивающие на позитивные мысли: зеленый, голубой, желтый. Нередко могут использоваться коричневый и красный цвета, особенно если оформление выполнено под ценные породы дерева.

Встречаются офисы, где кабинет руководителя является модулем, в котором стены выполнены из прозрачного или полупрозрачного стекла. Это не только не эффектно, но и влияет на работоспособность сотрудников. Мало кому понравится, когда за твоими действиями зорко следит руководство.

Третье – это качественная мебель. Стол и стулья из Икеи – это хорошо для офиса, но не для кабинета владельца бизнеса. Массивная резная мебель или элегантные минималистичные столы – это то, что придется по душе даже искушенным инвесторам.

Качественную мебель ты можешь купить на сайте фабрики офисной мебели LAS. Итальянская фабрика LAS производит мебель с 1976 года, высоко ценится в Европе и России. В ассортименте компании есть не только кабинеты руководителей, но и оперативная мебель для рядовых сотрудников, офисные кресла и столы, переговорные столы, а также мягкие диваны для приемных и зон ожидания. Помимо этого, LAS выпускает бенч-системы и звукопоглощающие панели, повышающие комфорт и работоспособность сотрудников.

В отличие от готовой мебели, которую поставляют российские производители, LAS индивидуально подходит к каждому заказу. Сначала разрабатывается дизайн-проект, затем подготавливается коммерческое предложение. После подписания договора начинается производство мебели на фабрике в Италии, откуда мебель доставляют в Россию, проверяют качество, привозят в офис и собирают. Такой подход исключает брак, недокомплект и другие проблемы, с которыми сталкиваются офисы, заказывая мебель от некоторых российских компаний. Кстати, LAS поставляет мебель в такие компании, как Газпром, Яндекс, Теле2 и другие известные фирмы.

Заказать итальянскую мебель для руководителя →

Организация офиса у себя дома: важные моменты

Часто ли вам приходится брать с собой работу домой и доделывать её вечерами? А может вы работаете удалённо, и ваше ежедневное рабочее пространство – это ваш дом? Есть несколько важных моментов, на которые следует обратить внимание, организовывая рабочую территорию. 

Чем больше мелочей лежит на рабочем столе, тем рассеяннее вы становитесь. Сложно сосредоточиться, когда перед вами постоянный творческий беспорядок.  

Если у Вас уже есть рабочая зона дома, предлагаю провести эксперимент. Уберите в коробку абсолютно все вещи, которые находятся на вашем столе, полках, шкафчиках. Отложите эту коробку, и в течение недели доставайте из неё то, что вам понадобилось. По прошествии недели вы можете спокойно раздать оставшееся знакомым, потому что для вас эти вещи являются лишними. Освободите своё пространство и послушайте пустоту. Оставьте только те вещи, которые вам необходимы и которые вас вдохновляют. А все стикеры, кнопочки, листики, черновики, не пишущие, но красивые ручки, скрепки, степлеры, блокнотики, контейнеры с просроченными документами – вон и навсегда! 

Если у Вас рабочей зоны еще нет, то стоит задуматься о ее создании. Пренебрегать отделением личного пространства от рабочего опасно. Вы можете не заметить, как перестанете отдыхать в собственном доме. Как же осознанно организовать свое домашнее рабочее пространство? 

Выделите рабочую зону из общей площади

Часто мы не имеем отдельной комнаты для офиса, поэтому необходимо подойти к теме более креативно. Выберите место, где вам минимально могут помешать и прервать ваш рабочий процесс. Если у вас есть ниша, теплый балкон, немного изолированное место – оно идеально подойдет под рабочее. Отделите рабочую зону от личного пространства книжной полкой или зеленью – это поможет вам психологически настроиться на работу. Окружающий вид должен вызывать рабочий настрой. Если ваш взгляд упирается в мягкий диван, то вы наверняка на нём окажетесь, и тогда можете попрощаться с продуктивностью. 

Организация офиса у себя дома

Продумайте освещение

Позаботьтесь о том, чтобы рабочая зона получала максимальное количество естественного света. Сидеть спиной или лицом к окну не рекомендуется, потому что вам будет неудобно работать на компьютере. Лучше всего, если окно будет сбоку от вашего стола. Продумайте также дополнительный источник холодного света для комфортной работы вечером. Холодный свет поможет сосредоточиться на работе. Берегите свои глаза! 

Выберите удобную мебель

Организовывая своё рабочее пространство в стиле минимализм, сосредоточьтесь на качестве и функциональности мебели. Стол, кресло – это то, чем вы будете пользоваться ежедневно. Позаботьтесь о своём здоровье, выберите правильную мебель. Вы должны чувствовать себя комфортно во время работы. Стол и кресло должны быть подходящей высоты, ноги должны стоять на полу и быть согнуты в коленях на 90 градусов. Спина должна быть ровной. Купите профессиональное компьютерное кресло. Оно должно регулироваться по высоте сиденья, спинка должна быть правильно подобрана и слегка отклоняться назад. Не экономьте на своем здоровье!

Используйте закрытые системы хранения

Максимально очистите свою рабочую поверхность, оставьте на столе только компьютер. Остальное уберите в шкаф или в закрытые полки. Офисную технику спрячьте внутрь шкафа.  

Добавьте немножко души в Вашу рабочую зону

Минимализм не равно бездушность и аскетизм. Когда Вы освободите своё пространство от лишних вещей, добавьте немного уюта. Для домашнего офиса прекрасно подходят растения – это может быть небольшой флорариум или островок зелени. Он даст отдых глазам, а зеленый цвет поможет настроиться на рабочий лад. Распечатайте цитату человека, который является вашим профессиональным авторитетом или наставником. Напишите цель на ближайший год, которая вас будет мотивировать и вдохновлять. Положите под ногами уютный коврик, ведь вы всё-таки дома 🙂

Работа занимает огромную часть нашего времени. Пусть она тоже приносит удовольствие! 

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Рекомендуем посмотреть полезные материалы:

как устроены офисы ведущих IT-компаний мира — T&P

Когда компания переросла стадию стартапа и начала приносить деньги, можно подумать об обустройстве идеального рабочего пространства. Тренажерные залы, зоны для отдыха и оригинальный дизайн помогут стимулировать креативность и удержать ценных сотрудников. T&P посмотрели, как обустроены офисы ведущих технологических компаний мира.

Тель-Авив, Израиль

Офис Google в Тель-Авиве был продуман до мелочей: начиная от дизайна, перекликающегося с морскими пейзажами (офис Google занимает восемь этажей в самом высоком небоскребе Израиля Electra Tower с отличным видом на город и море) и заканчивая организацией пространства. Здесь есть четкое разделение между рабочими и развлекательными зонами, но и там, и там важную роль играет пространство для коммуникаций. Практически половину офиса занимают зоны, где сотрудники могут работать вместе. Причем для обмена идеями можно собраться не только в конференц-зале или зоне отдыха, но и за игрой в настольный футбол.

В разработке концепций дизайна принимали участие сами работники. Здесь много тематически оформленных пространств, отражающих обычаи и культуру Израиля. Например, ресепшен напоминает городской аэропорт, а коридоры с арочными окнами, украшенные вьющимися растениями и апельсиновыми деревьями, похожи на мощеные улочки Тель-Авива. Для обеденного перерыва сотрудники могут выбрать один из трех ресторанов: с некошерным меню, кошерным мясным и кошерным молочным. Каждый ресторан выдержан в своем уникальном стиле.

Сан-Франциско, Калифорния, США

Этот офис в урбанистическом стиле отличается простотой и функциональностью. При этом его размеры впечатляют: сотрудники даже пользуются самокатами, чтобы быстрее добираться из одной зоны в другую. При всей минималистичности интерьера, тут немало интересных дизайнерских находок: в качестве декора используются мячики для пинг-понга, а мобильная мебель была сделана специально на заказ В центральной части расположен тренажерный зал, который пользуется большим успехом, а для психологической разгрузки есть музыкальная комната с роялем.

Для тех, кто проголодался, найти, чем перекусить, проблемы не составляет — по всему офису расставлены холодильники с едой и стойки со снеками. В «Школьном буфете» (Tuckshop) — так называется здесь столовая для сотрудников — висит большой экран, который вполне подходит для просмотра матчей по футболу.

Каждой конференц-комнате присвоено название, за которым кроется целая история. Ее можно узнать, считав расположенный рядом QR-код. Светящаяся неоновая табличка со слоганом Dropbox — «Это просто работает» — висит в опенспейсе и напоминает сотрудникам о ценностях компании.

Вена, Австрия

Офис Microsoft в Вене — самый необычный из всех офисов компании. При всей серьезности дизайн отличается множеством ярких элементов — полосатые полы, геометрический узор на стенах, необычные цветовые решения, и даже отделка из древесины.

Пространство было организовано с учетом траектории передвижения людей, чтобы сделать пребывание в офисе максимально интересным как для сотрудников, так и для клиентов. Продумано как рабочее пространство, так и зоны для отдыха и общения: одно из любимых сотрудниками мест — комната с элементами детской игровой площадки — зеленью, горкой и кубическими пуфами.

Редвуд-Сити, Калифорния, США

При проектировании офиса нужно было вписаться в ограниченные сроки и бюджет компании. Учитывая эти факторы, дизайнеры решили встроить функциональные строительные элементы в концепцию интерьера — открытые коммуникации, потертые бетонные полы и другие детали стали «изюминкой» офиса.

Все пространство продумано так, чтобы побуждать сотрудников к общению. Широкая лестница между этажами оснащена мягкими седушками, что делает ее удобным местом для бесед с коллегами. Есть и другие места для неформальных встреч — в том числе столы для пинг-понга, фитнес-центр (беговая дорожка оборудована специальным столиком для компьютера) и несколько небольших закусочных. А еще у сотрудников Evernote есть возможность каждый день радоваться свежим пончикам в местном кафе.

Сан-Франциско, Калифорния, США

Офис Airbnb отражает инновационный подход компании к путешествиям. Он представляет собой метафорический калейдоскоп домов по всему миру, ведь помещения в офисе являются репликами сдаваемого в аренду жилья. Это помогает донести сотрудникам и гостям суть того, чем занимается компания, не добавляя брендинг в дизайн.

Руководство поощряет свободу передвижения сотрудников, а значит, любой может выбрать себе комфортное место для работы. Например, кухню, где за одним столом вполне поместится целый отдел, или конференц-зал, который оформлен как комната из фильма Стэнли Кубрика «Доктор Стрейнджлав, или Как я научился не волноваться и полюбил атомную бомбу». Специальная «тихая зона» сконструирована как тематическая библиотека, где всегда могут уединиться те, кому необходима тишина для решения рабочих вопросов.

Нью-Йорк, США

Согласно корпоративной культуре LivePerson, сотрудники не могут замыкаться в небольших группках и должны иметь возможность взаимодействовать с коллегами из любых подразделений. Поскольку компания занимает несколько этажей, эту задачу решали еще на этапе проектирования офисного пространства. Рабочие зоны на этажах продумывали так, чтобы они дополняли, но не дублировали друг друга — чтобы у сотрудников была мотивация использовать все помещения, а значит, больше общаться друг с другом.

Еще одна особенность офиса — являются «гибкие» рабочие зоны. К примеру, центральная зона оборудована столами на колесах, что помогает изменить организацию пространства в зависимости от выполняемой работы — будь то семинар, групповые проекты или мозговые штурмы.

Сан-Франциско, Калифорния, США

Дизайн офиса Capital One Labs отличают плавные линии, эффектное использование древесины в отделке, и нестандартный подход к зонированию. Броские элементы — например, яркая желтая лестница, — создают непринужденную атмосферу и радуют взгляд. Еще здесь есть то, о чем мечтают многие офисные работники, — изолированный спальный уголок, напоминающий домик на дереве.

Москва, Россия

Каждый руководитель в Яндексе участвовал в планировке пространства, где теперь располагается его отдел. Но сотрудники вполне могут выбирать комфортное место для работы и в общих зонах. К примеру, здесь есть своя библиотека, а летом успехом пользуется открытый балкон, где можно уютно расположиться на свежем воздухе.

В офисе много переговорных комнат. Несложно сориентироваться, на каком этаже расположена каждая из них, благодаря говорящим названиям: «Пятая колонна», «Шестая палата», «Седьмое небо». Забронировать переговорку можно с помощью специальных терминалов, которые можно найти на этажах.

Для отдыха и общения созданы специальные зоны по интересам. Есть комнаты, где можно поиграть в бильярд, пинг-понг, настольный хоккей, позаниматься на тренажерах, помузицировать или просто выпить кофе.

Фотографии: http://officesnapshots.com/

Новые подходы к организации офисного пространства — The Village

Сегодня большая часть жителей мегаполисов — офисные сотрудники. За последние 10–15 лет развитие информационных технологий и мобильности коренным образом изменило рабочий ритм этих людей. Новые способы и возможности удалённой работы размыли границу между домом и офисом. А сами рабочие пространства перестали отвечать новым запросам рынка. Стандартный офис в России выглядит не особенно дружелюбно: однообразные коридоры с дверями, ведущими в тесные гипсокартонные коробки. Поэтому поиск новых решений для организации офисных пространств — важная задача для современных архитекторов. The Village разобрался, как можно рационально организовать офисное пространство, чтобы сделать его комфортным и мотивировать сотрудников работать лучше.

 

Личное пространство

Американское архитектурное бюро O+A специализируется на планировании офисных и общественных пространств. В Сан-Франциско они сделали офис для IT-компании Meraki. Главная идея проекта — создать большое помещение человечным и нескучным. Чтобы этого добиться, по всему офису установили pop-up модули — небольшие беседки, где можно поработать в одиночестве или провести неформальную встречу. Такое решение помогает уменьшить давление большого пространства на человека, сделав его более уютным. Ту же задачу решил американский офисный архитектор Клайв Вилкинсон, обустроив рабочее пространство сотрудников Pallotta TeamWorks с помощью ярких грузовых контейнеров. 

Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 1.Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 2.Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 3.Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 4.Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 5.

 

Место встречи

Несмотря на то, что сейчас любую встречу можно с успехом провести по скайпу, личный контакт остаётся важным компонентом ведения бизнеса. Но обстановка для встречи с деловым партнёром всегда требует разной атмосферы: неформальный разговор не получится провести в сером вакууме стандартной переговорной. Современное офисное пространство должно отвечать на такие вызовы. Обеспечить разный уровень приватности дизайн-бюро Planet 3 Studios и Nendo предлагают посредством трансформируемых переговорных, которые могут менять уровень изоляции в зависимости от цели и характера встречи. 

Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 6.Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 7.Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 8.Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 9.Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 10.Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 11.

 Клайв Вилкинсон, архитектор: «Люди всегда будут встречаться, потому то количество информации, которое можно передать при личном контакте, феноменально. Это запах, это воздух, это температура, это мимика — тонкости, передающиеся через кожу и язык тела. Вы никогда не будете иметь возможности повторить такое через виртуальный экран или что-нибудь подобное. Такой тип связи будет вас всегда ограничивать. Я думаю, что богатство человеческого общения как раз и заключается в том, что мы продолжаем сотрудничать друг с другом, даже если устройство рабочего процесса нас больше к этому не обязывает. Работа может быть сделана где угодно, но быть среди людей — это наша природа».

 

Мебель

Офисная мебель ещё 10 лет назад была ориентирована на производство бумаги. В основном работа в офисе заключалась в составлении отчётов и документов. Теперь статичный стол и стул как рабочая поверхность нужны не всем — их можно заменять диванами, беседками и др. Империя степлеров, папок и хайлайтеров постепенно уходит в прошлое, уступая место информационным технологиям. Многим не нужно ничего кроме плоской поверхности, на которую можно поставить ноутбук. Поэтому теперь каждый может организовать своё рабочее пространство как ему удобно. Эту тенденцию подхватили лондонская компания Industrial Facility и дизайнеры из Германии Till Grosch and Björn Meier. В производстве офисной мебели они сделали упор на лёгкости и мобильности: стулья, столы, подушки, доски для скетчей и освещение можно свободно перемещать, cамостоятельно выстраивая комфортную обстановку. Вся мебель выполнена из алюминия и дубового шпона, а поверхности обиты плотными тканями спокойных тонов. 

Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 12.Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 13.Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 14.Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 15.Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 16.Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 17.

 Тиль Грош и Бьерн Майер, дизайнеры: «Наш проект — это ответ постоянно изменяющемуся миру и требованиям к организации рабочего пространства. Благодаря модульному дизайну наша мебель будет всегда уместна при выборе любой культуры и стиля работы: лампы и рабочие столы могут встраиваться друг в друга, образуя острова, которые можно свободно перемещать и комбинировать друг с другом».

 

Дух места

Отток индустриального производства из городов в конце XX века оставил пустыми множество заводских помещений. Сейчас такие пространства часто адаптируют под офисы и бюро, сохраняя настроение рабочего цеха. Бангкокская дизайн-студия Metaphor спроектировала такой офис для компании Suan Luang на месте сталелитейного завода, который частично используется для производства мелких металлических деталей. Для того, чтобы отделить офисные помещения от обширной территории завода, дизайнеры создали здание внутри здания — открытый деревянный каркас, напоминающий грубую сталь. В интерьере офиса были сохранены некоторые предметы цехового оборудования — например, массивные рельсы мостового крана отполировали под медь и оставили как декоративный элемент. Суровую атмосферу разрядили удобной кожаной мебелью. 

Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 18.Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 19.Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 20.Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 21.Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 22.

 

Без галстуков

Некоторые компании серьёзно вкладываются в офисный дизайн, чтобы их сотрудники не хотели уходить с работы. Это нужно для того, чтобы они включались в неформальное общение с коллегами, попутно продолжая решать текущие задачи. Например, в штабе интернет-издания AOL в Пало-Альто (США) для этого построили кофе-бар с пончиками, фитнес-центр и даже поле для игры в петанк на заднем дворе. Сотрудники IT-компании Сisco в Сан-Франциско могут кататься по офису на лонгбордах и велосипедах. А счастливчики из Google вообще посещают спа-салон после окончания рабочего дня. Совокупный результат таких проектов создаёт среду, способствующую возникновению случайного взаимодействия между сотрудниками. А это ведёт к новым идеям в творчестве и нестандартному подходу в решении задач.

Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 23.Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 24.Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 25.Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 26.Новые подходы к организации офисного пространства. Изображение № 27.

 O+A, архитекторы: «При проектировании современного офиса одной из важнейших задач является координация всех пространств, обеспечивающая взаимодействие сотрудников из разных отделов. Цель такого подхода состоит в том, чтобы аккумулировать общую энергию, по сути создав целый город в одном офисе: органическое, удобное пространство, приспособленное к переменам. Как и в случае настоящего города, последствия этого „​​городского планирования“ непредсказуемы, но такая система всегда стремится к росту и решению проблем».

 

Фотографии: Hermanmiller.com, Nuttee Thongjang, Daici Ano/nendo.jp, Thebayacompany.com, Jasper Sanidad/Cisco, Hstudio-io.co.uk

 

интерьеры, материалы, мебель, акустика. Коворкинги. БЦ.

5 основных потребностей, которые следует учитывать

Все больше предприятий, следуя тенденциям, решают изменить или модернизировать свои офисы. Мы проанализируем трудности, с которыми сталкиваются офисные работники, и рассмотрим пять наиболее проблемных аспектов. Наши знания базируются на 25-летнем опыте Nowy Styl Group в области организации офисных пространств по всему миру. За это время мы провели тысячи переговоров с нашими клиентами, чтобы определить их ожидания и потребности. Мы учились на их ошибках и видели, как офисы мечты, так и те, в которых многое предстояло изменить.

Офис как лицо компании

Насыщенность рынка труда заставляет работодателей бороться за специалистов. Согласно исследованиям, примерно 75% компаний сложно найти подходящего сотрудника. В то же время, организации хотят удержать лучших сотрудников и выстроить имидж всесторонне привлекательного работодателя.

Работники все чаще понимают, что комфортные условия в офисе важны для них не меньше, чем другие преимущества. По данным исследований, около 75% соискателей, выбирая нового работодателя, обращают внимание на внешний вид офиса.

В эпоху Интернет удаленная работа из любой точки мира становится обычной практикой. Компании стараются создать условия, которые мотивируют сотрудников работать в офисе, а не удаленно. Ведь встречаясь, сотрудники обмениваются информацией и знаниями, что положительно влияет на работу всей компании. Поэтому наша задача: превратить офис в пространство, в котором сотрудники не обязаны, а хотят оставаться.

Инвестируя в офис, мы улучшаем имидж предприятия и в глазах его бизнес-партнеров. Правильно спроектированное офисное пространство вызывает доверие, подчеркивает профессионализм, стабильность и отражает ценности компании.

Проблема №1: комнаты приема пищи

Совместный прием пищи объединяет сотрудников, останавливает «профессиональное выгорание» и повышает удовлетворенность работой.*

*Источник: Taormina, Law & Taormina, (2000). Методики, останавливающие профессиональное выгорание: методы управления стрессом и социальная адаптация в организации. Journal Of Nursing Managment, 8 (2), стр. 88-99.

Анализируя проекты многих офисов, мы заметили, что комнаты приема пищи часто имеют недостаточную площадь, плохую вентиляцию и освещение. Зачастую их размер при проектировании определяют по остаточному принципу. Это неправильно. Нельзя игнорировать влияние голода на продуктивность. Сотрудники, которые ощущают голод в течение рабочего дня или не имеют комфортных условий для приема пищи, испытывают разочарование и выражают недовольство. Кроме этого, совместный прием пищи объединяет команды, помогает людям расслабиться, дает дополнительную возможность для обмена идеями и знаниями. Поэтому, особенно в крупных компаниях, столовая должна стать местом, где сотрудники могут отдохнуть и пообщаться.

Что необходимо учитывать на стадии проектирования?

Для крупных компаний, которые располагают достаточными площадями и финансовыми возможностями, собственный кафетерий является лучшим решением. Это позволит организации иметь косвенное влияние на здоровье своих сотрудников, предлагая вкусное и разнообразное меню.

Компании поменьше могут обойтись достаточно просторной комнатой приема пищи, в которой можно разогреть или даже приготовить обед. Центральным объектом при таком подходе становится большой стол, за которым можно собраться вместе не только во время обеда, но и для общения за чашкой кофе.

Решения от Nowy Styl Group

Проект для IT- компании, Россия

Проект для фармацевтической компании, Россия

Проект для продовольственной компании, Россия

Проблема №2: акустика

Исследования показывают, что 85% работающих в open space жалуются на шум. 50% сотрудников постоянно отвлекаются. 60% вынуждены повышать голос во время общения (в том числе по телефону). В таких условиях сложно сосредоточиться, что снижает эффективность работы. Не удивительно, что вопрос акустики настолько актуален.

Справиться с этой проблемой помогут акустические решения, которые будут препятствовать возникновению и распространению шума.

Что необходимо учитывать на стадии проектирования?

На стадии ремонта

Классическим примером ошибок в проектировании являются перегородки переговорных комнат и кабинетов, которые доходят только до подвесного потолка (а не до основного потолка). Если вы заботитесь о звукоизоляции, обратите на это внимание. Важно также правильно выбрать отделочные материалы. Твердые поверхности отражают звук, это приводит к эффекту эхо. Использование звукопоглощающих материалов, подвесных потолков и ковровых покрытий – первый шаг к акустическому комфорту.

На стадии эксплуатации
Улучшить акустические условия в уже действующих офисах возможно. На помощь придут акустические панели и перегородки для разграничения групп сотрудников, мебельные системы со звукопоглощающими разделительными экранами, а также «телефонные будки».

Решения от Nowy Styl Group

Проект для коммерческого банка, Россия

Проект для продовольственной компании, Россия

Formo акустические панели

Sand акустические перегородки

Проблема №3: освещение

Освещенность оказывает гораздо большее влияние на продуктивность, несмотря на то, что офисные сотрудники чаще жалуются на шум.

Влияние освещения на людей становится предметом многих исследований. Вот одно из них. В эксперименте приняли участие 49 человек. 27 из них не были обеспечены достаточным количеством естественного света в течение рабочего дня. Интересно, что отвечая на вопросы «Short Form 36»*, именно эти люди оценили свое состояние здоровья намного хуже остальных. Они спали на 46 минут меньше, просыпались чаще, а качество их сна ухудшилось. Исследование показывает, что условия работы в офисе значительно влияют на нашу жизнь. Отсутствие дневного света во время работы может привести к нарушению дневного ритма, стать причиной бессонницы и повышенной утомляемости.

* «Short Form 36» – неспецифический опросник для оценки качества жизни пациента, широко используемый при проведении исследований качества жизни в странах Европы и в США, состоящий из 36 вопросов.
** Источник: https://www.fastcodesign.com/3033998/evidence/workers-in-windowless-offices-lose-46-minutes-of-sleep...

Что необходимо учитывать на стадии проектирования?

Освещение является одним из ключевых факторов, которые необходимо учитывать при разработке планировочного решения. Расстояние от окон до рабочих мест должно быть не больше 6-8 метров. В помещениях без естественного освещения лучше организовать зоны, в которых сотрудники не проводят много времени.

Хотите создать комфортные условия работы для сотрудников и рационально организовать пространство? Мы настоятельно рекомендуем вам обратиться к профессионалам.

Решения от Nowy Styl Group

Проект для издательства учебной и педагогической литературы, Россия

Проект для телекоммуникационной компании, Россия

Проблема №4: кондиционирование воздуха

Сотрудники часто жалуются, на то, что поток холодного воздуха из кондиционера направлен прямо на них. Такая ситуация возникает, когда на этапе проектирования офиса рабочие места и кондиционеры располагаются независимо друг от друга, либо когда в офисе происходит перестановка, а расположение кондиционеров остается неименным.

Температура, влажность и циркуляция воздуха формируют микроклимат офиса, который влияет на комфорт, продуктивность и самочувствие сотрудников.

Что необходимо учитывать на стадии проектирования?

Для того чтобы избежать прямого обдува рабочих мест, необходимо помнить о возможности появления этой проблемы и учесть расположение кондиционеров на стадии проектирования офиса и разработки планировочного решения.

Самый простой способ повысить влажность воздуха и улучшить его состав – горшечные растения. Различные виды растений поглощают и нейтрализуют разные химические соединения. К тому же, живые растения в офисе положительно влияют на самочувствие сотрудников.

Системы кондиционирования и вентиляции требуют регулярного обслуживания, иначе они становятся благоприятной средой для развития грибков и бактерий, принося больше вреда, чем пользы.

Решения от Nowy Styl Group

Проект для компании по производству пищевых добавок, Россия

Проект для компании по производству электроники, Россия

Проект для телекоммуникационной компании, Россия

Проблема №5: зоны переговоров

Ранее сотрудники проводили большую часть дня на своих рабочих местах. Сейчас все изменилось. В зависимости от текущих задач, они перемещаются в конференц-залы и другие зоны офиса. Средний уровень занятости рабочих мест в компаниях, где проводилось наше исследование, составил всего 45%*.
Процент задач, требующих активного взаимодействия и постоянных коммуникаций, неуклонно растет. Изменился и формат встреч. Раньше в них принимало участие большое количество людей, и подобные мероприятия планировались заранее. Сейчас сотрудникам необходим оперативный обмен информацией. На смену «глобальным» совещаниям приходят спонтанные встречи с участием 2-4 человек.

К сожалению, многие офисы не приспособлены к проведению встреч такого формата. Имеющиеся конференц-залы рассчитаны на большое количество сотрудников. К тому же, их не хватает. В результате, переговорные всегда заняты, но их площади используются неэффективно.

*На основании анализа занятости 3 044 рабочих мест (в разных компаниях).

Что необходимо учитывать на стадии проектирования?

Количество и емкость конференц-залов должны быть рассчитаны исходя из реальных потребностей компании. А чтобы их выявить, необходимо провести исследование. Опросы и наблюдения помогут определить любимые места сотрудников, среднее количество участников и время проведения встреч, а также оценить загрузку существующих помещений. Полученные данные помогут правильно организовать зоны переговоров в обновленном офисе.

Проект для продовольственной компании, Россия

Проект для фармацевтической компании, Россия

Tepee модульная система

Как можно избавиться от основных «офисных проблем» и повысить удовлетворенность сотрудников?

Каждая организация – это сложный механизм, состоящий из отделов, команд, специалистов с разными стилями работы, ожиданиями и потребностями. Углубленный анализ всех этих аспектов часто выходит за пределы компетенции людей, ответственных за обслуживание офисных помещений. И это самая важная проблема из описанных выше. Сотрудники являются непосредственными пользователями офиса. Будут ли они удовлетворены? Будет ли им удобно? Будет ли рабочее пространство помогать им в работе, либо, наоборот, мешать? Все это зависит от качества организации пространства и напрямую влияет на успех всей компании.

Именно поэтому работу над проектом офисного пространства нужно начинать заранее. Это даст возможность учесть все аспекты и рассмотреть различные варианты решений. Консультации специалистов в области организации пространства упростят задачу. Они помогут изучить потребности сотрудников и подобрать соответствующие продукты, опираясь на свои знания и опыт.

Для нас офис – это не только помещение. Это сочетание трех основных факторов: люди, пространство и процессы. При разработке проекта офиса необходимо учитывать каждый из них. Важно эффективно использовать все доступное пространство, позаботиться о его функциональности и уделить должное внимание таким важным вопросам, как акустика и освещение. В тоже время нужно изучить и учесть потребности и ожидания людей, которые будут использовать это пространство. Функциональный офис и правильно подобранные мебельные решения помогут сотрудникам выполнять свои ежедневные обязанности и улучшат протекание бизнес-процессов в компании.


Виртуальный офис для реальной работы / Softline corporate blog / Habr

Формирование и поддержание работоспособности ИТ-инфраструктуры — одна из самых главных задач бизнеса. Она же одна из самых затратных и трудоёмких, особенно в компаниях с распределённой или филиальной структурой. Существование облачных услуг сильно облегчило жизнь ИТ-служб, поскольку можно собрать несколько сервисов, не тратиться на сервер и аппаратные АТС, использовать опенсорсные решения.

Но даже при таком подходе рано или поздно можно зайти в тупик: системы разрознены, не обновляются, не интегрируются друг с другом, исчезают с рынка и т.д. И в таких случаях инфраструктура переживает не лучшие времена, а производительность сотрудников падает, поскольку приходится возвращаться к методам работы, принятым до автоматизации. Чтобы этого избежать, виртуальный офис должен работать как часовой механизм: все сервисы-шестерёнки слажены и безотказны. Мы, как системный интегратор, смогли найти такое решение.
 

Когда не хочется, чтобы так

У термина «виртуальный офис» есть несколько толкований. Одно из них — это общая для всех сотрудников определенной компании облачная среда (сервис), обеспечивающая персональную и совместную работу всех членов команды. Виртуальный офис хорош тем, что позволяет сразу сосредоточиться на работе и развитии бизнеса, оставив за бортом проблемы, возникающие в ходе разворачивания собственной телекоммуникационной инфраструктуры.
 
Плюсом такой работы является возможность масштабирования своего бизнеса без необходимости значительных инвестиций в телекоммуникации. Краеугольный камень ИТ-инфраструктуры бизнеса любого типа — это связь: нужно общаться между собой, с клиентами и контрагентами, выходить в сеть, проводить вебинары, телемосты и проч. Если компания имеет распределённую команду, работающую удалённо, вопрос становится первоочередным. «Офис в облаке» позволяет географически разобщенным сотрудникам компании без всяких проблем взаимодействовать друг с другом, используя единую систему для обмена, хранения, обработки и передачи информации и координации совместных действий. Все финансовые и трудовые затраты на обслуживание телекоммуникационного оборудования, обновление железа, плановые работы — забота оператора виртуального офиса. Рассмотрим подробнее, какие преимущества дает подобная система.
 
Кстати, сразу оговоримся: иногда «виртуальным офисом» называют облачную АТС, обеспечивающую надежную связь сотрудников компании с клиентами и руководством. Но на самом деле этот термин гораздо шире, облачная АТС — лишь один из элементов виртуального офиса.
 
Обычно услугой «офиса в облаке» пользуются быстрорастущие компании, которым критически важно объединять удаленные офисы или дочерние компании в единую инфраструктуру. Также работают с сервисом такого типа и компании, у которых есть разветвленная сеть торговых агентов или внештатных сотрудников. Виртуальный офис помогает значительно увеличить эффективность коммуникаций с центральным офисом или даже организовать удаленное обучение.
 
Сервис подойдет и тем компаниям, кому нужно постоянно общаться с партнерами или клиентами, а также проводить регулярные совещания и онлайн-презентации. Наиболее актуальным такое решение является для компаний с распределенной филиальной сетью.  Облачный офис подходит для бизнеса любого размера — малого, среднего или крупного.

Виртуальный офис Softline


Один из наиболее надежных сервисов такого типа — это виртуальный офис компании Softline. Он представляет собой облачную платформу с ежемесячной оплатой. Сервис разработан в рамках программы Microsoft Cloud OS Network Russia при участии инженеров Microsoft.
  
Виртуальный офис Softline предлагает набор бизнес-возможностей, которые востребованы большинством компаний любой сферы деятельности.
  • Корпоративная почта на базе Microsoft Exchange Server. Это зарекомендовавшее себя решение, которое имеет удобный интерфейс и привычно в обслуживании системным администраторам. Использование этой почты гарантирует сохранность переписки, цепочек писем и всех вложений.
  • Объединенные коммуникации (IM, видео и аудио звонки) — Skype for business. Благодаря этой услуге сотрудники компании всегда будут на связи, где бы они ни находились.
  • Возможность выхода в телефонную сеть по SIP. Подключение производится либо к АТС заказчика, либо к SIP-провайдеру. Это значит, что компания сможет использовать все преимущества SIP-телефонии, такие как конференц-связь, распределение и перенаправление вызовов, IVR, подмена номера и проч.
  • Антивирус/Антиспам. Зловредное программное обеспечение надежно блокируется — сервис не допускает появления вирусов. Аналогичным образом отсекается и почтовый спам.
  • Аренда полного пакета локальных приложений Microsoft Office для работы с документами без подключения к Интернету (дополнительная услуга). До сих пор пакет Microsoft Office опережает другие решения, особенно в части таблиц и презентаций, которые, кстати, чаще всего востребованы бизнесом для расчётом и представления результатов, итогов и подготовки материалов для демонстрации.

Основными достоинствами сервиса являются возможность быстрого старта (внедрение виртуального офиса в рабочую систему компании проходит всего за несколько часов), повышение эффективности работы сотрудников, снижение финансовых затрат и безопасность. Вместе с сервисом заказчик получает бесплатную базовую настройку услуги, а также возможность переместить свою электронную почту в «облако».
 
Эффективность работы повышается за счёт нескольких факторов.
  • Полная автоматизация бизнес-процессов. В любой компании количество рутинных, стандартных процессов преобладает над индивидуальными. И именно в этих процесса человеческий фактор может сыграть злую шутку: сроки согласования срываются, документы теряются, исполнители перекладывают вину друг на друга. Когда процесс автоматизирован, негативные явления нивелируются и значительно растёт скорость обработки каждого из бизнес-процессов.
  • Единая консоль администрирования и управления пользователями и службами. Количество лицензий можно изменять в зависимости от потребностей бизнеса. Это особенно важно, если бизнес находится на старте — может резко изменяться численность персонала, появляется новое оборудование, представители и филиалы. Подобное расширение обычно требует огромных финансовых и трудовых затрат. С облачным офисом дела обстоят иначе — масштабируемость перестаёт быть сложной задачей.
  • Возможность апгрейда. Поддержание ПО в актуальном состоянии — залог того, что функциональность софта будет приносить максимальную пользу. К тому же, удобный и быстрый апгрейд облегчает работу ИТ-службы, делает процессы прозрачными и увеличивает её эффективность.

Как уже говорилось выше, виртуальный офис позволяет снизить эксплуатационные расходы и уменьшить лицензионные риски. Благодаря сервису компания может фокусироваться на своей работе, коммуникации и обеспечение их работы — забота сотрудников Softline. Работает облачный сервис от Softline 24/7, круглосуточно и круглогодично.
 
Все данные пользователей находятся в безопасности, поскольку хранится вся эта информация в  ЦОД-ах компании уровня Tier 3. Плюсом является и совершенно прозрачное соглашение об уровне предоставления услуги (англ. Service Level Agreement,SLA) с гарантией доступности сервисов. Для того, чтобы гарантировать бесперебойную работу, все компоненты системы дублируются. В дата-центрах Softlne предусмотрены дублируемые входы оптоволокна. Вместе с другими системами предосторожности эта схема гарантирует клиентам беспроблемную связь друг с другом.

Каким компаниям подойдёт виртуальный офис


Решение «Виртуальный Офис» — набор сервисов, которые поставляются клиенту в облаке. В зависимости от величины компании-заказчика определяется технология реализации. Так, малый и средний бизнес получает мультитентное решение: единую инфраструктуру где находится много небольших клиентов, и они получают сервис на уровне лучших практик. Такой подход ограничен в тонкой настройке и интеграции с системами клиентов, применяются общие для всех политики, любые изменения являются общими и управляются нами, как провайдером сервиса. Это экономически целесообразная технология унифицированных коммуникаций именно для небольших компаний. Хотя бывают и исключения — например, когда компания планирует разворачивать мощную телефонию, с точки зрения администрирования и экономической выгоды есть смысл воспользоваться выделенным сервером.

Для крупных пользователей (как по количеству сотрудников, так и по масштабу бизнес-задач) предусмотрена отдельная инсталляция на выделенной архитектуре. Клиент получает больше сервисов от Softline, может обеспечить все потребности: применить самые тонкие настройки политики безопасности, включить дополнительные сервисы, получить гибкость при интеграции в уже существующую ИТ-инфраструктуру.

Соответственно, существуют разные разные инфраструктуры управление сервисом. Всего возможно два типа:

  • Для заказчиков в Hosted режиме (малых и средних компаний)  –  консолидированное управление подписками через интерфейс Website Panel в облаке Softline, менее функциональное, чем на выделенном сервере. Заказчики не могут вносить существенные изменения, чтобы не ломать решение, которым пользуются другие компании вместе с ними.
  • Для крупных заказчиков —  веб-интерфейс  консолей  управления сервисами с прямым доступом для установления политик безопасности, управления пользователями и проч.

В любой момент времени администратор компании может просмотреть текущий набор услуг, статистику работы сотрудников, изменить уровни доступов для отдельных пользователей.
 
Финансовая выгода при приобретении виртуального офиса очевидна. Это, во-первых, снижение эксплуатационных расходов. Во-вторых, сокращение расходов на ПО (решаются проблемы пиратства и тп.), снижение лицензионных рисков. Наконец, расходы на облачные сервисы не ложатся в капитальные затраты организации. Все программное обеспечение, которое входит в услугу, обновляется практически сразу после выхода апдейта разработчика программной платформы. Все программное обеспечение лицензировано. Это касается как продукции Microsoft, так и продукции других партнеров. Компания Softline придет на помощь всем пользователям, кто работает с Office 365, но вынуждены перевестись в российское облако из-за вступления в действие ФЗ.  

Работа с «Виртуальным офисом» полностью соответствует законодательству РФ в сфере защиты персональных данных. Согласно Федеральному закону №242 от 21 июля 2014 года «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части уточнения порядка обработки персональных данных в информационно-телекоммуникационных сетях», с 1 сентября 2015 года в Российской Федерации начало действовать положение о локализации хранения и отдельных процессов обработки данных. Этот положение обязывает практически любые компании хранить и обрабатывать данные россиян на серверах, которые физически находятся в России.
 
Отдельно стоит отметить работу службы технической поддержки. Гарантированное время реакции на обращение пользователя — 15 минут.  Поддержка — круглосуточная, в режиме 24/7/365. Если возникает проблема, служба поддержки ее решает в четко установленные сроки. В команде поддержки работают лишь квалифицированные специалисты, способные эффективно решить любой вопрос или проблему.
 
Заявку на подключение услуги можно оставить здесь.
 
Что же, осталось только пожелать всем удачной работы в облаке. И вот уже работа должна быть не виртуальной, а вполне реальной!

Related Post